Il cambiamento è già in atto. Il lavoro, in un certo senso, non sarà più come prima. E sia nel settore pubblico quanto nel settore privato ci sono dei riscontri nettamente positivi. Come a dire: la strada da percorrere è ancora lunga ma i presupposti ci sono davvero tutti.

Certo, non può essere considerato strettamente una “novità”. Ma i dati sulla diffusione dello smart working in Italia parlano chiaro: si tratta di un trend in costante ascesa. Un’ascesa che è cominciata negli scorsi anni e che, recentemente, si sta consolidando sempre di più.

Temi:

• Dati e numeri
• Comunicazione e informativa sullo smart working
• Smart working: le best practice
• Bucap: professionisti dello smart working

Dati e numeri

Bisogna, per analizzare correttamente i numeri riguardanti la diffusione dello smart working, fare una differenza fondamentale: quella, cioè, tra settore pubblico e settore privato.

Diffusione dello smart working nel settore privato

Nonostante, in alcuni casi, i tempi per adattarsi siano stati effettivamente ridotti, le aziende italiane hanno reagito molto bene alla necessità di implementare programmi di smart working:

• Il 72% delle aziende ha attivato programmi di smart working;
• Di queste, il 56% ha attivato lo smart working per la prima volta, il 29% ha esteso lo smart working a più lavoratori e per più giorni, il 15% ha mantenuto le stesse modalità;
• Nel 64% delle aziende, i dipendenti hanno molto apprezzato la decisione di lavorare in smart working, cosa che permette loro di coniugare meglio vita privata e vita lavorativa;
• Il 39% delle aziende non ha avuto alcun tipo di contraccolpo dallo smart working, e il 25,5% dichiara di aver avuto qualche piccola difficoltà, molto limitata e che non ha impattato quasi per niente sulla produzione/erogazione del servizio.

Dal punto di vista delle opinioni dei lavoratori:

• Il 38% si è dichiarato fortunato di poter lavorare in smart working, cosa che permette di evitare gli spostamenti casa-lavoro-casa e di guadagnare più tempo per sé e per i propri cari;
• Il 27% apprezza le possibilità date dalla tecnologia, che consente di lavorare normalmente anche non essendo fisicamente presenti in ufficio.

In altre parole, sia da parte delle aziende sia da parte dei lavoratori, c’è un chiaro interesse per quanto riguarda la possibilità di lavorare in smart working.

(Fonte: Infojobs smart working 2020, indagine condotta su un campione di 189 aziende e 1149 candidati)

Diffusione dello smart working nel settore pubblico

Anche lo smart working nella pubblica amministrazione è ormai una realtà. E fa registrare numeri ancora più interessanti rispetto alle aziende: infatti, la media regionale di impiegati nella pubblica amministrazione che lavora in smart working è del 73,8%.

Del resto, la pubblica amministrazione è stata chiamata subito in causa per dare una risposta rapida ed efficace alla necessità di lavorare in smart working. Ci sono delle differenze tra regioni: si va dal 46% della Calabria al 100% dell’Abruzzo.

Ma, nonostante le differenze, un dato resta: lo smart working nelle pubbliche amministrazioni viene applicato in maniera proficua, per quanto sempre migliorabile.

(Fonte: Funzionepubblica.gov.it, dati aggiornati al 21 aprile 2020)

Comunicazione e informativa sullo smart working

Come fare e come funziona lo smart working sono alcuni dei dubbi più diffusi in questi tempi. Al riguardo, ci sono dei punti da tenere sempre ben presenti:

• Il principale riferimento normativo sullo smart working è rappresentano dalla legge 22 maggio 2017, n. 81, “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”;
• Lo smart working, prima di essere implementato, deve sempre prevedere un accordo scritto tra lavoratore e datore di lavoro;
• Lo smart working non comporta modifiche né alla retribuzione né al numero di ore lavorative settimanali;
• L’azienda/PA deve dotare il lavoratore di tutti i necessari strumenti per svolgere il proprio lavoro in modalità agile;
• L’azienda deve comunicare tutte le informazioni sul lavoro agile tramite il portale lavoro.gov.it.

Smart working: le best practice

Come specificato all’inizio, lo smart working è un trend sempre più in ascensa. Un trend che, però, richiederà, sia alle aziende sia alle pubbliche amministrazioni, di farsi trovare preparate agli inevitabili cambiamenti.

Come fare? La risposta è semplice: basta seguire le best practice che riguardano le modalità di gestione del lavoro agile e i più efficaci strumenti da utilizzare.

Consigli per lo smart working

La possibile disorganizzazione è l’unico possibile svantaggio legato allo smart working: il lavoratore non deve essere lasciato solo nella gestione del lavoro agile ma deve avere a disposizione delle linee guida, condivise internamente e comuni per tutti i dipendenti.

Linee guida come queste, che aiutano, e tanto, a gestire il lavoro in smart working nel modo più corretto:

Approfondimento: Smart working: 5 consigli pratici per gestire il lavoro agile

Strumenti per lo smart working

Come la normativa specifica, il lavoro in smart working richiede l’utilizzo di appositi strumenti. Strumenti che favoriscano la collaborazione del lavoro, la condivisione di documenti/informazioni, le comunicazioni tra tutti i lavoratori.

E qui è possibile trovare i migliori strumenti per lavorare in smart working:

Approfondimento: Smart working: gli strumenti e le soluzioni per lavorare da casa

Bucap: professionisti dello smart working

Lo smart working, quindi, richiede professionalità e competenze. Perché bisogna scegliere e implementare strumenti tecnologici, rivedere i processi e i workflow documentali, formare risorse, adottare best practice, seguire la normativa alla lettera.

Tanti buoni motivi per affidarsi subito ai professionisti dello smart working.

Bucap: soluzioni professionali per il lavoro in smart working

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.