Come gestire al meglio i documenti lavorando in smart working: le soluzioni
La gestione documentale non si ferma, indipendentemente dalle contingenze specifiche: si tratta di un’attività che ogni azienda o pubblica amministrazione deve continuare a portate avanti per erogare un servizio efficiente ed efficace. Ed è anche un’attività in costante evoluzione, anzi che sa adattarsi alle contingenze alle quali si accennava.
Come implementare una corretta gestione documentale in smart working è una necessità per sempre più aziende e pubbliche amministrazioni, visto che sta aumentando (e, probabilmente, è destinato ad aumentare ancora) il numero delle risorse in lavoro agile.
Ne consegue che non tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni sono completamente organizzate. A tal riguardo, ci sono degli strumenti ai quali si può fare ricorso fin da subito. E ci sono delle precise professionalità alle quali rivolgersi.
Temi:
- Diffusione dello smart working
- Gli strumenti da adottare
- Aziende di archiviazione e gestione documentale
Diffusione dello smart working
I numeri sulla diffusione dello smart working in Italia parlano chiaro. Parlano di una nuova modalità di gestione del lavoro che piace sia ai dipendenti sia ai datori di lavoro:
- I dipendenti hanno più tempo a disposizione per sé stessi e sentono molto meno lo stress legato al lavoro;
- I datori di lavoro possono risparmiare sotto molti punti di vista e possono contare su dipendenti più motivati e produttivi.
Approfondimento: Diffusione dello smart working in Italia: i numeri di un grande cambiamento
I due punti precedentemente evidenziati (soddisfazione e maggiore produttività delle risorse) evidenziano un aspetto fondamentale dello smart working: i suoi tanti vantaggi non sono legati unicamente a una situazione contingente ma permettono di ripensare completamente le dinamiche e i flussi lavorativi. Ripensarli in meglio sia per i datori di lavoro sia per i dipendenti.
Per questo, lo smart working andrebbe valutato e considerato in un’ottica di lungo termine come la modalità principale di gestione e organizzazione del lavoro (ovviamente, per i settori lavorativi che, per loro natura, possono permettersi questo tipo di organizzazione).
Gli strumenti da adottare
Come è facile intuire, gli strumenti a disposizione per implementare lo smart working sono diversi, dal momento che questa modalità di lavoro coinvolge tutti gli aspetti della vita aziendale o della pubblica amministrazione. Dal punto di vista della gestione documentale, le soluzioni principali sono sicuramente:
| Processi paperless | Come prima cosa, occorre ripensare completamente i processi e i flussi documentali all’interno dell’azienda o della pubblica amministrazione, in quanto la gestione documentale in smart working dovrà necessariamente utilizzare documenti digitali e non cartacei. Un’implementazione che parte dall’analisi dei processi e arriva fino al monitoraggio delle soluzioni adottate. |
| Documento informatico | Ci sono delle regole tecniche per la creazione del documento informatico obbligatorie nella pubblica amministrazione e comunque raccomandate in ambito privato. Prenderle come riferimento è utile perché permette di adottare degli standard omogenei che semplificano la creazione dei documenti e, di conseguenza, anche la loro gestione. |
| Firma elettronica | Come garantire la validità di un documento digitale? Come risalire in maniera sicura e diretta alla persona che lo ha firmato? Se il documento diventa digitale, allora bisogna ricorrere alla firma elettronica (avanzata o qualificata), che può essere apposta su qualunque documento digitale e può arrivare ad avere la stessa validità di una firma autografa. |
| Piattaforma di content & document management | Il lavoro a distanza necessita anche di strumenti che permettano alle risorse di condividere i documenti e collaborare per la loro realizzazione/validazione/archiviazione. A tal proposito, la gestione documentale in smart working non può prescindere dall’adozione di un CMS, content management system, ovvero un software, installato su un server, che permette di lavorare da remoto ai documenti. |
| Conservazione digitale | Dopo aver ripensato come creare i documenti, come condividerli e come renderli validi, resta solo da decidere come conservarli. Entra qui in gioco la conservazione digitale, l’unica in grado di garantire la reperibilità e l’inalterabilità dei documenti digitali nel tempo. |
Aziende di archiviazione e gestione documentale
La gestione documentale in smart working, quindi, non può prescindere dall’adozione degli strumenti sopra indicati. Ma non sempre internamente ci sono le competenze per implementare tali soluzioni nel modo più efficace e nel minor tempo possibile.
Come fare? Semplice: basta rivolgersi alle aziende che si occupano di soluzioni per lo smart working e gestione documentale.
Soluzioni per lo smart working
Bucap è al fianco di tutte le imprese, le aziende e le pubbliche amministrazioni che hanno bisogno di adeguarsi allo smart working: i nostri professionisti seguiranno l’intero processo di implementazione passo dopo passo, consigliando sempre la soluzione più adatta alle specificità dell’azienda/PA.
In questo modo, essere al passo con l’evoluzione delle modalità lavorative non sarà un problema e le risorse interne potranno continuare a essere allocate su attività core per l’azienda o la PA.
Archiviazione e gestione documentale
E Bucap può anche vantare anni di esperienza nella gestione e nell’archiviazione documentale, sia digitale sia cartacea: i migliori professionisti del settore saranno a vostra disposizione.
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