I numeri e i dati sulla diffusione dello smart working in Italia parlano di un trend sempre in costante ascensa. Anzi, parlano di un nuovo modo di gestire il lavoro che cambierà, sicuramente nel futuro immediato e molto probabilmente per sempre, come si lavora tanto nella pubblica amministrazione quanto nelle aziende.
La pubblica amministrazione ha stabilito delle regole precise per la gestione dello smart working durante l’emergenza Covid-19. Regole che sono contenute nel decreto del 19 ottobre 2020, “Misure per il lavoro agile nella pubblica amministrazione nel periodo emergenziale”.
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DM PA 19 ottobre 2020
Il decreto del ministro PA del 19 ottobre 2020 è stato pubblicato sulla Gazzetta ufficiale del 28 ottobre 2020. Le sue norme sono attuative del decreto Rilancio, alla luce dei Dpcm del 13 e 18 ottobre. La ratio di questo DM è: continuare a erogare i servizi pubblici in contrasto alla diffusione della pandemia.
I punti fondamentali del decreto sono:
| 50% del personale in smart working | Tutte le pubbliche amministrazioni devono fare in modo che almeno il 50% del personale lavori in smart working. Questo può essere fatto su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale. |
| Modalità semplificata | Le pubbliche amministrazioni possono attivare lo smart working in modalità semplificata fino al 31 dicembre 2020. Questo significa che non è necessario allegare alcun accordo con il lavoratore alla comunicazione del lavoro agile. |
| Percentuali più elevate ma sempre garantendo il servizio erogato | Fermo restando il limine minimo del 50% del personale in smart working, tutti gli enti interessati devono attivarsi per garantire il maggior numero possibile di persone in lavoro agile. Questo deve avvenire in maniera compatibile con l’organizzazione della PA, la qualità e l’effettività del servizio erogato (in altre parole, il servizio deve sempre e comunque essere garantito). |
| Alternanza smart working e lavoro in ufficio/presenza | Ogni lavoratore deve (su base settimanale o plurisettimanale) alternare giornate lavorative in smart working e giornate lavorative in presenza (nel proprio ufficio). L’alternanza deve sempre essere gestita con flessibilità e nel totale rispetto delle misure sanitarie vigenti e dei protocolli di sicurezza. |
| Misurazione e valutazione del lavoro agile | Nelle pubbliche amministrazioni devono essere implementati dei sistemi di misurazione e valutazione del lavoro agile, così da capire quali sono le effettive performance del personale che lavora in questa modalità. La responsabilità del monitoraggio e della valutazione di un persona in smart working ricade sul dirigente. |
| Fasce di contattabilità | Come previsto dalla normativa sullo smart working, la persona in lavoro agile svolge la sua attività senza alcun vincolo di orario e di luogo di lavoro. Comunque, per esigenze specifiche della PA, il suo lavoro può essere organizzato per fasce di contattabilità (la risorsa, cioè, assicura la sua reperibilità di determinati momenti della giornata). |
| Tempi di riposo e disconnessione | Al lavoratore in smart working devono sempre essere garantiti i tempi di riposo e disconnessione dagli strumenti tecnologici che utilizzano per l’erogazione del lavoro in modalità agile. Va da sé che un lavoratore in smart working non deve subire alcun tipo di penalizzazione né di riduzione dello stipendio (anche in questo caso, come già previsto dalla normativa di riferimento sullo smart working). |
| Dispositivi informatici e digitali | Le pubbliche amministrazioni si adoperano per fare in modo che i lavoratori in smart working abbiano tutti gli strumenti informatici, tecnologici e/o digitali per poter lavorare in modalità agile. Comunque, per esigenze o contingenze specifiche, il dipendente può utilizzare strumentazioni di sua proprietà (notebook, smartphone, tablet, eccetera). |
| Lavoratori disabili o fragili | La pubblica amministrazione favorisce il lavoro agile per lavoratori disabili o fragili. Le PA possono assegnare loro delle mansioni diverse ma sempre e comunque di uguale inquadramento. |
| Formazione continua | Nelle pubbliche amministrazioni devono essere implementati programmi di formazione continua, così da permettere a tutti i dipendenti di svolgere il proprio lavoro indipendentemente da modifiche/novità tanto nella gestione della PA quanto delle tecnologie utilizzate. |
| Nucleo familiare del dipendente | Nella rotazione del personale in modalità lavoro agile, la PA, per ciascun dipendente, è tenuta a considerare come criteri di priorità: condizioni di salute del nucleo familiare; presenza di figli di età inferiore a 14 anni; distanza tra domicilio/residenza e sede di lavoro; numero e tipologia dei mezzi di trasporto utilizzati per raggiungere la sede di lavoro (e i relativi tempi di percorrenza). |
| Flessibilità oraria in entrata e in uscita | Una PA deve individuare ulteriori fasce di flessibilità oraria, sia in entrata sia in uscita dagli uffici, rispetto a quelle eventualmente già adottate. |
(Fonte: Funzionepubblica.gov.it)
Come fare smart working
Le prescrizioni previste dalla normativa sono, ovviamente, il riferimento principale. Ma, passando dal teorico al pratico, la domanda da porsi diventa: come fare smart working? Come implementare un programma di lavoro agile che non vada a impattare negativamente su un sistema, magari, collaudato e consolidato da anni?
Per implementare lo smart working nel modo giusto, bisogna:
Adottare gli strumenti per lo smart working
Gli strumenti per lo smart working sono fondamentali: sono loro che determinato il successo di un programma di lavoro agile. Come è facile intuire, gli strumenti a disposizione sono tanti. Quelli immancabili:
- Firma elettronica/digitale: per permettere di firmare e validare i documenti che se le persone coinvolte lavorano a distanza e comunicano tramite strumenti digitali;
- Programmi per la collaborazione: software professionali che consentono alle risorse di lavorare congiuntamente e condividere informazioni/documenti a distanza;
- Conservazione digitale: obbligatoria nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale garantisce immodificabilità e reperibilità in qualunque momento dei documenti informatici;
- Cloud data center: una struttura ICT grazie alla quale tutte le pubbliche amministrazioni (e anche alle aziende) possono erogare un servizio di alto livello anche in modalità smart working.
Seguire le best practice per il lavoro in smart working
Lo smart working può presentare degli svantaggi. Ad esempio, non tutti i dipendenti sono predisposti a lavorare tutto il giorno da casa, e la lontananza dall’ufficio può determinare qualche pecca nell’organizzazione del lavoro quotidiano.
Problemi facilmente risolvibili, basta che la pubblica amministrazione condivida internamente delle best practice che tutti i lavoratori in smart working sono chiamati a seguire. Best practice come queste:
Approfondimento: Smart working: 5 consigli pratici per gestire il lavoro agile
Professionisti dello smart working
Implementare un programma di smart working, quindi, richiede esperienza e competenze. Cosa fare se mancano internamente alla PA? Semplice, basta rivolgersi ai professionisti del settore.
