Smart working: 5 consigli pratici per gestire il lavoro agile
Spesso, le aziende e le pubbliche amministrazioni che decidono di implementare il lavoro agile commettono un errore: per così dire, lasciare i dipendenti “allo sbaraglio”, senza delle chiare indicazioni e senza i necessari strumenti per organizzare la giornata lavorativa. Un errore al quale si può rimediare facilmente.
La cultura del lavoro in smart working si sta diffondendo rapidamente e si diffonderà sempre di più nei prossimi anni. Come fare in modo che le risorse possano lavorare in maniera efficace, efficiente e senza stress anche lontano dall’ufficio? Ci sono alcuni ottimi consigli da seguire, suggerimenti che l’azienda o la pubblica amministrazione può diffondere internamente, così da aiutare i propri dipendenti.
Temi:
- Smart working: come funziona
- La giornata di smart working: 5 consigli
- Gli strumenti per lo smart working
- Bucap: soluzioni per lo smart working
Smart working: come funziona
Per implementare lo smart working, ci sono normative da rispettare e tecnologie da implementare. Al riguardo, ecco delle informazioni utili da conoscere per le aziende, le pubbliche amministrazioni e i dipendenti:
Approfondimento: Come fare e come funziona lo smart working: tutte le info più importanti
La giornata di smart working: 5 consigli
La giornata di lavoro in smart working può presentare degli inconvenienti, come l’eccessiva sedentarietà, la mancanza di organizzazione dovuta alla distanza dai colleghi, l’isolamento.
Tutti inconvenienti che si possono evitare seguendo questi cinque, semplici ma efficaci consigli.
1. Rispettare orari e pause
La prima tentazione del lavoro in smart working è allentare un po’ il rispetto degli orari. Vero, e magari all’inizio può essere utile: permette di staccare per un po’ dalla routine e rendere il lavoro più piacevole. A lungo andare, però, questo atteggiamento finisce per essere deleterio, in quanto lavoro e vita privata si confondono.
Invece, in smart working è buona prassi continuare a rispettare gli orari lavorativi. E, soprattutto, occorre continuare a prendersi le pause previste dalla legge, uscire a prendere una boccata d’aria, far vagare lo sguardo all’orizzonte, fare un po’ di stretching per ridurre i rischi legati alla sedentarietà.
2. Preparare la postazione
Questo è un indiscutibile vantaggio dello smart working: poter allestire una postazione di lavoro che sia gradevole e comoda. La risorsa può allestire la postazione di lavoro che meglio preferisce, l’importate è che si senta a proprio agio e possa lavorare in tutta serenità.
Meglio allestire la postazione di lavoro sempre nello stesso punto (ad esempio, una scrivania in uno studio) e lontano dalle zone dalla casa (o del posto dove si sceglie di lavorare) dove, ad esempio, si mangia o si guarda la TV: questo sempre per evitare che vita personale e vita professionale si mischino troppo.
3. Comunicare con i colleghi
L’isolamento è uno dei rischi insiti nello smart working. La risorsa, in effetti, lavora tutti i giorni da sola, o almeno priva del contatto fisico/visivo con i propri colleghi. Questo può portare a una riduzione delle comunicazioni con i colleghi, situazione che determinata tutta una serie di conseguenze negative.
L’azienda deve dotare le risorse di tutti gli strumenti necessari affinché le risorse, anche in smart working, possano comunicare e collaborare tra loro ogni giorno per portare avanti le attività assegnate. Gli strumenti, da questo punto di vista, non mancano di certo: telefono, mail, chat.
Proprio perché le soluzioni a disposizione sono tante, l’azienda o la pubblica amministrazione deve indicare chiaramente quali usare e come, così da semplificare le comunicazioni a distanza tra le risorse.
4. Avere i necessari strumenti
Lavorare in smart working è una grande possibilità. A patto di avere a disposizione gli strumenti giusti. Strumenti che permettano non soltanto di comunicare tra le risorse ma soprattutto di svolgere il lavoro nel modo migliore. Un punto che approfondiremo più avanti.
5. Organizzare il lavoro
Quando si lavora da casa (ovvero il posto dove, nella maggior parte dei casi, si svolge lo smart working), le distrazioni sono sempre dietro l’angolo: un vicino che bussa, un parente che ha bisogno di una mano, la televisione, un libro, le piccole cose della vita di tutti i giorni. Piccole cose che hanno un riflesso, spesso negativo, sul lavoro svolto.
Le attività lavorative quotidiane, nel rispetto dei quattro consigli precedenti, vanno organizzate e svolte una alla volta in ordine e in base alle singole scadenze. Questo è un importante esercizio di disciplina mentale che permette di facilitare lo svolgimento del lavoro in smart working.
Gli strumenti per lo smart working
Vi abbiamo già fatto accenno al quarto consiglio. In realtà, questo è un aspetto che riguarda tutto il lavoro in smart working. Una modalità lavorativa che non può prescindere dall’adozione di specifici strumenti professionali che consentano alle risorse di comunicare, di condividere file e informazioni, di erogare il servizio per il quale il cliente ha pagato.
Scoprite di più: Smart working: gli strumenti e le soluzioni per lavorare da casa
Tra gli strumenti imprescindibili, fondamentali per lavorare efficacemente in smart working ci sono:
- Firma digitale;
- Programmi per la collaborazione tra risorse;
- Strumenti di gestione documentale;
- Chat e tool per comunicare;
- Cloud data center;
- B-NEXT ECM (piattaforma per la gestione elettronica e condivisione dati);
- Piuma (add-on di Alfresco per la gestione del protocollo informatico).
Tutti strumenti altamente professionali, grazie ai quali viene garantito che il servizio verrà erogato nel modo migliore anche lavorando in smart working.
Bucap: soluzioni per lo smart working
Organizzazione del lavoro, impostazione dei flussi, formazione delle risorse, implementazione dei necessari strumenti: grazie a tutto questo, un’azienda o una pubblica amministrazione vince la sfida dello smart working. Per riuscirci, la soluzione è affidarsi ai professionisti.
Bucap mette la sua decennale esperienza a disposizione delle aziende e delle pubbliche amministrazioni che vogliono passare al lavoro agile. Lo fa con i suoi professionisti, che seguiranno il cliente passo passo e gli consiglieranno le soluzioni più efficaci e adatte alle sue esigenze.
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