Il concetto di “lavoro agile” nasce per coniugare due necessità fondamentali: da una parte l’abbattimento dei costi legati alla produttività, dall’altra un approccio più flessibile al lavoro e alla sua organizzazione. I benefici sono sia per l’impresa, che per il lavoratore.
È il tema che tiene banco e lo sarà sempre di più nei prossimi mesi. A ben vedere, è una sorta di autentica rivoluzione che cambierà il modo di lavorare: stiamo parlando dello smart working. Cos’è? E quali sono i suoi vantaggi? Quali sono gli strumenti necessari per attuare questo approccio alla gestione del capitale umano?
Temi:
- Una definizione di smart working
- Smart working: la normativa
- Smart working come fare: strumenti e soluzioni
- Bucap: servizi per lo smart working
Una definizione di smart working
Il telelavoro è uno dei punti cardine di questa nuova strategia di reazione alla crisi, che presuppone una piccola rivoluzione culturale sull’approccio al lavoro e alla gestione delle risorse umane.
L’articolo 18, comma 1 della legge 22 maggio 2017, n. 81 definisce il lavoro agile come:
Modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
In questa definizione sono contenuti tutti i concetti chiave dello smart working: nessun obbligo di essere in un luogo specifico; rispetto dell’orario di lavoro; utilizzo di strumenti tecnologici per garantire l’erogazione del servizio.
Smart working: la normativa
In realtà, benché sia tornato in auge, quello di smart working è un concetto già normato da diversi anni. Ecco i principali riferimenti normativi.
Ricorso allo smart working
In ordine alle attività produttive e alle attività professionali si raccomanda che sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
(articolo 1, comma 7, lettera a) del D.P.C.M. 11 marzo 2020)
Trattamento economico e normativo
Il lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato […] nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.
(articolo 20, comma 1 della legge 22 maggio 2017)
Sottoscrizione dello smart working
L’accordo relativo alla modalità di lavoro agile è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova, e disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore.
(articolo 19, comma 1 della legge 22 maggio 2017)
Smart working come fare: strumenti e soluzioni
Adesso che sappiamo cos’è il lavoro agile e qual è l’entità dei benefici che potrebbe apportare, andiamo a vedere quali sono gli strumenti dello smart working, i cardini di questo nuovo concetto di lavoro.
I device e i tool giocheranno un ruolo fondamentale nello smart working. Per tale motivo le imprese dovranno dotarsi di sistemi di gestione documentale che prevedano accessi sicuri in remoto, soluzioni complesse di gestione collaborativa dei contenuti e sistemi di archiviazione documentale avanzati.
| Firma digitale | La firma digitale è uno dei primissimi strumenti da adottare per lo smart working. Permette di firmare documenti digitali i quali acquisiscono automaticamente valore legale. Documenti che poi possono essere facilmente condivisi/inviati. |
| Alfresco | Alfresco è uno dei migliori software a disposizione per la gestione dei documenti elettronici, la collaborazione e la condivisione di dati/informazioni. Fondamentale per permettere alle risorse di comunicazione anche in smart working. |
| Piuma | Questo add-on di Alfresco consente di gestire il protocollo informatico. |
| Conservazione digitale | I documenti, una volta prodotti, devono essere conservati in modo da garantirne la facile reperibilità e l’assoluta integrità. Proprio due delle funzioni principali che svolge la conservazione digitale. |
| Cloud data center | Lavorando in smart working, diventa difficile accedere all’infrastruttura ICT presente in ufficio. La soluzione? Un cloud data center: si tratta di una infrastruttura ICT completamente virtuale, ridondata e realizzata unicamente in base alle necessità dell’azienda. |
| GDPR compliance | Il lavoro in smart working, esattamente come il lavoro in ufficio, deve essere svolto in ottemperanza alle disposizioni contenute nel GDPR in materia di trattamento dei dati personali. |
| Gestione del magazzino in outsourcing | Alcune attività non possono essere digitalizzate ma, per integrarle nel più generale programma di smart working, possono essere esternalizzate. Come nel caso della gestione del magazzino: con l’outsourcing, sarà il fornitore del servizio a doversene occupare, e non le risorse interne all’azienda o alla pubblica amministrazione. |
| Back office in outsourcing | Come nel caso della gestione del magazzino, anche il controllo e la validazione dei documenti “fisici” e tutto ciò che riguarda il back office possono essere esternalizzati a un fornitore esterno. |
| Digitalizzazione dei processi | Il punto di arrivo è la completa digitalizzazione di tutti i processi interni a un’azienda o una pubblica amministrazione: non soltanto i documenti ma anche i workflow, i processi decisionali, la formazione delle risorse. |
Tra le imprese italiane, quelle che si troveranno pronte per l’avvento dello smart working potranno vantare di un vantaggio strategico che farà la differenza.
Bucap: servizi per lo smart working
Per implementare lo smart working nella vostra azienda, adottato gli strumenti e le misure organizzative a norma di legge, rivolgetevi a Bucap: i nostri professionisti metteranno competenze ed esperienza a vostra disposizione.
