I dati sulla diffusione dello smart working in Italia parlano chiaro: si tratta di un processo in netta crescita, sempre più aziende ci stanno pensando, e i pareri dei dipendenti sono, nella stragrande maggioranza dei casi, positivi. I vantaggi sono tanti, basta sapere come approfittarne nel modo più proficuo per l’azienda.
Specialmente in questo periodo, una delle domande più comuni tra tutti i responsabili HR delle aziende e delle PA italiane è: cosa serve per implementare correttamente un programma di smart working? Qui di seguito, ci sono gli aspetti più importanti da valutare.
Temi:
- Accordo tra datore di lavoro e dipendente
- Rivedere i flussi
- Strumenti di condivisione/collaborazione/conservazione
- Regole da seguire
- Affidarsi a un esperto
Accordo tra datore di lavoro e dipendente
Lo smart working, come ben chiarito dalla normativa di riferimento (in particolare, dall’articolo 18, comma 1 della legge 22 maggio 2017, n. 81), è sempre frutto di un accorto tra le parti, ovvero l’azienda e il datore di lavoro. In questo accordo, vengono stabilite le modalità tramite le quali il dipendente possa svolgere il suo lavoro in regime di smart working.
La normativa, comunque, pone una serie di condizioni ben precise.
- Strumenti. Il datore di lavoro si impegna a fornire ai dipendenti che lavorano in smart working tutti i necessari strumenti tecnologici per poter svolgere la propria mansione al di fuori degli ambienti lavorativi “canonici”. Tali strumenti possono essere, banalmente, dei computer o degli smartphone, arrivando anche a prevedere strumenti più specifici in base al tipo di lavoro che deve essere svolto.
- Retribuzione. La legge è chiara: la retribuzione di chi lavora in smart working deve essere esattamente la stessa (non può essere ridotta ma non c’è nemmeno l’obbligo di aumentarla) di chi svolge la stessa mansione nella sede aziendale.
Approfondimento: Cos’è lo smart working: tutto quel che c’è da sapere sul lavoro agile
Rivedere i flussi
Il workflow documentale è, probabilmente, il primo esempio che viene in mente. Ma non bisogna commettere l’errore di “limitarsi” a esso: se si implementa lo smart working, un po’ tutti i flussi vanno rivisti, così da adattarsi meglio alla nuova modalità di lavoro e agli strumenti digitali utilizzati.
Strumenti di condivisione/collaborazione/conservazione
Questo aspetto, per molti versi, è una naturale conseguenza della revisione dei flussi. Con lo smart working, i dipendenti si ritrovano a dover lavorare contemporaneamente in luoghi tutti diversi tra loro, che possono trovarsi anche a una certa distanza l’uno dall’altro.
La cosa, va da sé, può creare una serie di inconvenienti se non gestita nella maniera più opportuna. E per “opportuna gestione” s’intende il dare a tutti i dipendenti i necessari strumenti che possano semplificare:
- La condivisione del lavoro. Una casella di posta elettronica accessibile da browser è l’esempio più banale; scendendo più nel dettaglio, si potrebbero adottare degli specifici software, oppure creare un VPS (virtual private server), o ancora un cloud data center.
- Comunicazione tra i dipendenti. Altro aspetto che non avrebbe bisogno di giustificazioni, i dipendenti devono avere la possibilità di comunicare tra di loro. Fortunatamente, oggigiorno abbondano programmi e soluzioni che permettono di gestire videochiamate e chat tramite internet.
- La conservazione dei documenti e non solo. In generale, tutto il materiale e il lavoro prodotto quotidianamente da un’azienda o una pubblica amministrazione andrebbe conservato come previsto dalla legge. Per gestire la conservazione in smart working, c’è bisogno di soluzioni digitali.
Approfondimento: Smart working: gli strumenti e le soluzioni per lavorare da casa
Regole da seguire
Si è già accennato al fatto che la maggior parte dei dipendenti sia molto favorevole all’adozione dello smart working. Ciò non significa, però, che il lavoro agile, dal punto di vista del lavoratore, sia del tutto esente da possibili inconvenienti. I più comuni:
- Chi lavora in smart working può tendere a non rispettare gli orari e le pause, quindi arrivando a mischiare, in maniera eccessiva, vita lavorativa e vita privata;
- L’assenza di comunicazioni fisiche con i colleghi e, in generale, il senso di isolamento che può portate lo smart working sono fattori da prendere in considerazione, visto che non tutte le risorse potrebbero essere pronte a gestirli;
- Lavorando in smart working, l’organizzazione del lavoro rischia di diventare meno precisa, in quanto le distrazioni sono sempre dietro l’angolo;
- Senza dimenticare che, lavorando da casa, si tende a fare meno movimento e a cedere più facilmente ai piccoli peccati di gola.
Tutto ciò si può evitare comunicando internamente le best practice e i consigli che tutti i dipendenti devono seguire lavorando in smart working. Best practice e consigli come questi:
Approfondimento: Smart working: 5 consigli pratici per gestire il lavoro agile
Affidarsi a un esperto
Quindi, ricapitolando, per implementare correttamente un programma di smart working c’è bisogno di: sottoscrivere un accordo con i dipendenti, rivedere i flussi lavorativi (sia interni sia esterni), utilizzare degli specifici strumenti, condividere internamente delle best practice per la gestione del lavoro in smart working.
Niente di strano che in un’azienda (o anche in una pubblica amministrazione) possano non esserci le competenze necessarie. Mai improvvisarsi, o si rischia di arrecare un grave danno al sistema produttivo. Se non si sa come implementare lo smart working, meglio rivolgersi ai professionisti.
Professionisti che metteranno a disposizione proprio le competenze e l’esperienza che mancano internamente: per implementare lo smart working in maniera efficiente e a norma di legge.
