Il modo di lavorare sta cambiando. Questioni come orari e luogo stanno venendo accantonate, a favore di una gestione molto più agile. Che migliora sia l’efficacia sia l’efficienza, senza considerare il grande risparmio di tempo e soldi.
Lo smart working, per certi versi, è un modo di lavorare ancora relativamente “nuovo”. È normale che, in merito, ci siano dei dubbi. Ecco perché le risposte alle dieci domande più frequenti possono dare una grande mano per comprendere meglio questa modalità di gestione del lavoro.
Temi:
- Come funziona lo smart working?
- C’è bisogno di firmare un accordo?
- Per quanto riguarda orari e obiettivi?
- L’accordo deve essere comunicato?
- Chi deve fornire gli strumenti tecnologici?
- Quali strumenti occorrono?
- Come si gestiscono permessi e buoni pasto?
- Come organizzare il lavoro da casa?
- Quanti giorni a settimana?
- A chi rivolgersi?
1. Come funziona lo smart working?
Semplificando di molto il concetto, si può dire che, con lo smart working, il dipendente può svolgere la sua attività lavorativa in un posto diverso dal luogo di lavoro.
Questo però a patto che la specifica mansione di un dipendente possa effettivamente essere svolta lontano dal luogo di lavoro o dall’ufficio (ad esempio, un operaio avrà sempre e comunque bisogno di recarsi sul luogo di lavoro per svolgere il proprio compito, mentre un impiegato, pur con dei limiti, può lavorare da casa).
2. C’è bisogno di firmare un accordo?
Lo smart working è frutto di un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente. In questo accordo, devono essere chiaramente specificate le modalità con le quali la prestazione lavorativa può essere erogata in modalità smart working.
Tra datore di lavoro e dipendente possono essere presi accordi anche in base alle specificità del lavoro da svolgere. Di conseguenza, non esiste una sorta di formato standard per l’accordo sullo smart working, che può quindi essere stilato dal personale amministrativo dell’azienda o della PA.
3. Per quanto riguarda orari e obiettivi?
Come previsto in uno dei passaggi più importanti della normativa sullo smart working (l’articolo 18, comma 1 della legge 22 maggio 2017, n. 81), il lavoro agile:
- Viene organizzato per fasi, cicli e obiettivi;
- Viene svolto senza vincoli di orario o di luogo di lavoro.
Questi due passaggi sono fondamentali per definire il “vero” smart working. Se non si riscontrano tali caratteristiche, allora bisognerebbe parlare, più correttamente, di telelavoro, lavoro da remoto o home working (le differenze, a ben vedere, sono minime ma vale comunque la pena specificarle).
4. L’accordo deve essere comunicato?
Il datore di lavoro è tenuto a comunicare tutti i singoli accordi stipulati con i dipendenti al ministero del Lavoro e delle politiche sociali: il sito è Servizi.lavoro.gov.it.
In determinati casi, il datore di lavoro può ricorrere alla cosiddetta procedura semplificata, la quale non prevede l’obbligo di comunicazione dei singoli accordi al ministero del Lavoro e delle politiche sociali. Per saperne di più: Smart working: cos’è e come funziona la modalità semplificata.
5. Chi deve fornire gli strumenti tecnologici?
Un altro passaggio del già citato articolo 18, comma 1 della legge 22 maggio 2017, n. 81 specifica che lo smart working richiede “il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Il datore di lavoro è tenuto a fornire al dipendente in smart working tutta la dotazione tecnologica necessaria affinché la persona possa svolgere il suo lavoro in modalità agile.
6. Quali strumenti occorrono?
Per fare in modo che tutti i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro in maniera efficace ed efficiente, oltre al più che intuibile computer, occorrono almeno:
- Firma elettronica/digitale, per firmare i documenti informatici (dal momento che i dipendenti lavorano in un posto diverso dal luogo di lavoro, il documento informatico diventa la scelta migliore);
- Programmi per la collaborazione tra dipendenti, che permettano loro di lavorare, comunicare e scambiarsi informazioni a distanza;
- Conservazione digitale, per conservare e proteggere i documenti, specialmente quelli più importanti;
- Cloud data center, struttura ICT per erogare servizi di alta qualità anche se i dipendenti lavorano in posti diversi dal luogo di lavoro.
Per saperne di più:
Smart working: gli strumenti e le soluzioni per lavorare da casa
7. Come si gestiscono permessi e buoni pasto?
Anche in smart working è possibile usufruire di permessi lavorativi, che consentono al dipendente di ridurre l’orario di lavoro giornaliero. L’azienda o la PA, nel rispetto della normativa vigente e delle ore lavorative massime settimanali, definiscono le modalità per beneficiare dei permessi.
La questione buoni pasto, al momento, è ancora in fase di discussione: salvo accordi di diverso tipo tra le parti, il datore di lavoro non è tenuto a corrispondere i buoni pasto al dipendente che lavora in smart working.
8. Come organizzare il lavoro da casa?
Lavorare per lunghi periodi al di fuori del luogo di lavoro può, per alcuni dipendenti, essere problematico (per un numero ridotto di loro, visto che, come evidenziato dai dati sulla diffusione dello smart working in Italia, più del 70% dei lavoratori è ben felice di lavorare in modalità agile).
Per evitare ogni possibile inconveniente, aziende e PA dovrebbero condividere internamente delle best practice per gestire lo smart working da far seguire ai dipendenti:
- Rispettare le pause come se si lavorasse in ufficio: in linea di massima, fermarsi per 15-20 minuti ogni ora e mezza di lavoro;
- Preparare la postazione di lavoro, facendo in modo che sia il più confortevole e funzionale possibile;
- Comunicare il più possibile con i colleghi, evitando il senso di isolamento che lo smart working può portare;
- Avere tutti i necessari strumenti a disposizione;
- Organizzare il lavoro per scadenze, proprio come se si lavorasse in ufficio.
9. Quanti giorni a settimana?
Non c’è una sola risposta a questa domanda: per alcune realtà lavorative, l’ideale è adottare lo smart working uno o due giorni a settimana; altre realtà, invece, hanno avuto grande giovamento dal full smart working, tutta la settimana.
Dipende molto dall’organizzazione interna, dalla predisposizione dei dipendenti e dalle caratteristiche del servizio/prodotto al quale si lavora.
10. A chi rivolgersi?
L’implementazione dello smart working non deve essere presa sottogamba. Perché il lavoro agile comporta tanti cambiamenti, primo fra tutti una revisione, spesso significativa, dei workflow. Senza considerare l’acquisizione di nuove competenze per utilizzare i necessari strumenti e tecnologie digitali.
Proprio per questo, uno dei consigli migliori che si possano dare è rivolgersi ai:
