Il lavoro agile è e sarà sempre più diffuso. Essendo, però, qualcosa di ancora relativamente “nuovo”, è normale che vi siano dei dubbi al riguardo. Dubbi che possono essere fugati da un professionista qualificato.
Lo smart working deve essere preso in considerazione anche dalla pubblica amministrazione. Con quali modalità e a quali condizioni, lo stabilisce la normativa di riferimento. Di seguito, si possono trovare gli aspetti più importanti da considerare.
Temi:
Normativa
Due sono i riferimenti normativi più importanti che autorizzano lo smart working nella pubblica amministrazione e stabiliscono le modalità specifiche per l’implementazione del lavoro agile:
- Legge 7 agosto 2015, n. 124, Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche;
- Legge 22 maggio 2017, n. 81, Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato.
In particolare, ecco i due passaggi utili da evidenziare.
Legge 7 agosto 2015, n. 124, art. 14, comma 1:
Le amministrazioni pubbliche, nei limiti delle risorse di bilancio disponibili a legislazione vigente e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica, adottano misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro e per la sperimentazione, anche al fine di tutelare le cure parentali, di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa […]
Semplificando: tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute, quantomeno, a sperimentare l’implementazione di modalità di telelavoro: il concetto, anche se diverso, può comunque essere equiparato a quello di smart working.
Legge 22 maggio 2017, n. 81, art. 18, comma 1:
Le disposizioni del presente capo, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa […]
Questi due passaggi restituiscono un quadro d’insieme abbastanza completo: le PA devono considerare la possibilità di permettere ai dipendenti pubblici di lavorare in smart working e devono adottare specifiche soluzioni tecnologiche.
Strumenti
Proseguendo dal punto precedente, gli strumenti per lo smart working sono necessari per la corretta implementazione del lavoro agile. Quali sono i più efficaci? Questi:
- Firma elettronica. Lavorando in smart working, i documenti creati direttamente in digitale diventano fondamentali per far proseguire le attività di una PA. Per fare in modo che tali documenti abbiano pieno valore legare, occorre, necessariamente, firmarli con firma elettronica.
- Programmi per la collaborazione. Alfresco è uno dei più evoluti ed efficaci software per aiutare la collaborazione tra risorse, nonché la gestione elettronica e la condivisione dei dati. E grazie all’add-on Piuma, i dipendenti pubblici potranno gestire in smart working anche il protocollo informatico.
- Conservazione digitale. Come garantire che un documento, una volta realizzato e firmato, sia correttamente archiviato, così da essere sempre reperibile? E come garantire l’integrità nel tempo di suddetto documento? Tutti problemi che si risolvono facilmente ricorrendo alla conservazione digitale.
- Cloud data center. Una infrastruttura ICT completamente in cloud, quindi accessibile e utilizzabile dovunque, che permette alle risorse di erogare il servizio anche in modalità smart working.
- Back office. Tutte le pubbliche amministrazioni, a vari livelli, si ritrovano a dover svolgere attività di back office. Ebbene, il back office può essere completamente esternalizzato: così facendo, la PA non deve più gestire fisicamente la cosa ma limitarsi a verificare che il fornitore esegua il lavoro.
- Digitalizzazione dei processi. Lo smart working, per quanto il concetto sia stato coniato qualche tempo fa, rappresenta un cambio di paradigma nel mondo del lavoro. Un cambio di paradigma che richiede di ripensare completamente flussi e processi in ottica digitale. Una trasformazione, certo, radicale ma che, di fatto, è già in atto.
Linee guida da condividere
Altro punto che tutte le PA, in ottica smart working, devono considerare è rappresentato dal modo in cui i dipendenti gestiranno il lavoro in autonomia.
L’errore da non commettere è lasciare i dipendenti “allo sbaraglio”. Errore che si può evitare in un modo molto semplice: basta condividere internamente delle linee guida e degli utili consigli per lavorare in smart working. Consigli che riguardano:
- Gestione degli orari e delle pause;
- Preparazione della postazione;
- Organizzazione del lavoro quotidiano;
- Comunicazioni con i colleghi;
- Corretto utilizzo degli strumenti messi a disposizione per lavorare in smart working.
Approfondimento: Smart working: 5 consigli pratici per gestire il lavoro agile
A chi rivolgersi
Come fare smart working? Come implementare correttamente tutte le indicazioni date fino a questo momento? Domande più che comuni per tutte le PA che stanno pensando al lavoro agile. Domande che hanno una risposta.
Rivolgersi ai professionisti del settore. Perché, se internamente mancano le competenze per gestire lo smart working, grazie all’outsourcing si possono avere proprio le competenze e l’esperienza che mancano internamente.
