Prima di dedicarsi a questo approfondimento, è bene leggere le risposte alle dieci domande frequenti sullo smart working, così da togliersi subito i dubbi più comuni. Considerate che le regole seguenti sono proprio una utile integrazione a tali domande, quindi potrete avere una panoramica più ampia e completa su aspetti già conosciuti o nuovi.

Ci sono delle regole sullo smart working che riguardano sia i datori di lavoro sia i dipendenti che scelgono la soluzione del lavoro agile. Le più importanti, quelle davvero basilari, da tenere sempre ben presenti, sono queste sette.

Temi:

1. Informazioni nell’accordo
2. Retribuzione
3. Orario di lavoro
4. Diritto alla disconnessione
5. Normativa
6. Formazione e assicurazione
7. Controlli a distanza

1. Informazioni nell’accordo

Uno dei punti cardine per fare smart working a norma di legge è l’accordo che deve essere stipulato tra dipendente e datore di lavoro. Per ogni dipendente, l’accordo deve poi essere inviato al ministero del Lavoro e delle politiche sociali, tramite il sito Servizi.lavoro.gov.it (con la procedura semplificata, in determinate circostanze la comunicazione degli accordi non è obbligatoria).

Nei singoli accordi tra datore di lavoro e dipendente, devono essere specificati:

• Le modalità di svolgimento dell’attività al di fuori della sede di lavoro (con particolare riferimento alla privacy, a eventuali orari di disponibilità, a eventuali luoghi di svolgimento dell’attività – eventuali perché, per legge, lo smart working si svolge indipendentemente da orari e luoghi);
• Gli strumenti per lo smart working che il dipendente deve utilizzare per svolgere la propria attività (sempre a norma di legge, il datore di lavoro deve fornire tali strumenti al dipendente che lavorerà in modalità agile);
• I tempi di riposo del lavoratore (particolare che va a integrare quanto già riportato sugli orari di lavoro);
• Le misure, sia tecniche sia organizzative, per gestire il diritto alla disconnessione dagli strumenti di lavoro (se ne parlerà meglio più avanti);
• Il ricorso a forme di controllo da parte del datore di lavoro (anche di questo, se ne parlerà meglio più avanti).

Queste possono essere considerate le informazioni minime che devono essere presenti all’interno dell’accordo. Possono poi esserci delle ulteriori indicazioni in base al tipo di mansione che il dipendente svolgerà in smart working.

2. Retribuzione

La legge è chiarissima: la retribuzione del lavoratore in smart working non cambia, quindi non può né aumentare né diminuire. Inoltre, il livello della sua mansione resta invariato, esattamente come se lavorasse normalmente in ufficio.

3. Orario di lavoro

In parte, questo punto è già stato affrontato nell’approfondimento che abbiamo consigliato di leggere all’inizio ma vale la pena riprenderlo qui, per specificare meglio un paio di aspetti.

• Lo smart working non è legato a orari di lavoro. Questo passaggio è chiaramente riportato nell’articolo 18, comma 1 della legge 22 maggio 2017, n. 81. Per esigenze di lavoro, nell’accordo tra datore di lavoro e dipendente vengono stabiliti degli orari di reperibilità, per così dire, i quali possono coincidere con l’orario di lavoro canonico (9:00-18:00). Ma, ripetiamo, lo smart working si svolge indipendentemente dagli orari.
• Lo smart working si svolge nel rispetto delle quaranta ore lavorative settimanali. Un dipendente in smart working non è tenuto né può essere obbligato a lavorare per più tempo, a meno che non vengano concordati e autorizzati gli straordinari, proprio come se si svolgesse l’attività nel luogo di lavoro.

4. Diritto alla disconnessione

Il datore di lavoro deve adempiere tutti gli obblighi per garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti che lavorano in smart working. Le misure devono essere indicate nel documento per la valutazione dei rischi (Dvr). Inoltre, il datore di lavoro deve inviare un’informativa scritta al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

Dal punto di vista della sicurezza, la regola più interessante da evidenziare è quella riguardante il diritto alla disconnessione: funziona un po’ come le pause in ufficio, quindi il lavoratore in smart working può allontanarsi dalla strumentazione tecnologica per circa 15 minuti ogni ora e mezza/paio d’ore di lavoro.

5. Normativa

Come è facile intuire, la normativa sullo smart working è composta da una serie di leggi pubblicate in Gazzetta ufficiale anche a distanza di diversi anni l’una dall’altra. In linea di massima, i più importanti riferimenti normativi sono sicuramente:

• Legge 7 agosto 2015, n. 124: Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche;
• Legge 22 maggio 2017, n. 81: Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato.

Per saperne di più:

La normativa dello smart working: ecco le risposte alle 6 domande più comuni

6. Formazione e assicurazione

• Il lavoratore in smart working (se ci sono appositi accordi) ha diritto alla formazione permanente. Formazione che diventa ancora più cruciale per il dipendente in lavoro agile, visto che ha bisogno costante di imparare a utilizzare nuovi strumenti e programmi.
• Il lavoratore agile deve essere regolarmente assicurato presso l’Inail contro gli infortuni che possono occorrere fornendo la propria prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali o della PA.

7. Controlli a distanza

Il datore di lavoro può esercitare delle forme di controllo a distanza sull’operato del dipendente che lavora in smart working.

Tali forme di controllo devono essere:

• Sempre rispettose della privacy del dipendente;
• Chiaramente indicate nell’accordo stipulato tra dipendente e datore di lavoro.

Inoltre, le forme devono essere esercitate senza controlli occulti, continuativi e pervasivi, fermo restando che il datore di lavoro ha il diritto di sorvegliare sull’operato dei dipendenti in smart working.