Smart working: gli strumenti e le soluzioni per lavorare da casa
Il mondo del lavoro sta cambiando. O, per meglio dire, il modo di lavorare sta cambiando e lo farà sempre di più. Per essere al passo con i tempi e non perdere né efficienza né competitività, basta sapere a chi rivolgersi. Lo smart working è un modo diverso di gestire e di concepire il lavoro. Più che una modalità, si tratta di una vera e propria mentalità lavorativa, che, per essere pienamente efficace, va implementata a tutti i livelli dell’azienda o della pubblica amministrazione. E richiede strumenti e soluzioni altamente professionali.
Temi:
- Traduzione e significato
- Lo smart working è obbligatorio?
- Videoinfografica
- Tool per lo smart working
- Bucap: soluzioni per il lavoro agile
Traduzione e significato
Una delle domande più comuni tra tutti coloro che stanno sentendo parlare di o che si stanno avvicinando al lavoro agile: cos’è lo smart working e, di preciso, cosa significa? Smart working significa, letteralmente, “lavoro agile”. E indica una nuova modalità di lavoro. Non ci sono più vincoli di spazio: si può lavorare ovunque. Questo, però, richiede, come già detto, l’adozione di strumenti e di tecnologie.
Lo smart working è obbligatorio?
Come si può leggere sul sito Lavoro.gov.it:
Come indicato nel DPCM dell’11 marzo 2020, si raccomanda venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
In generale, quindi, lo Stato raccomanda la massima diffusione della modalità di lavoro agile. Per alcune categorie, però, il lavoro in smart working è obbligatorio: si tratta dei “lavoratori dipendenti disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare una persona con disabilità”. Inoltre, nell’accoglimento della richiesta di lavorare in smart working, deve essere data massima priorità ai “lavoratori del settore privato con ridotta capacità lavorativa”.
Videoinfografica
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Tool per lo smart working
Per gestire al meglio il lavoro in smart working, un grande aiuto viene offerto dalle tecnologie digitali e, in particolare, da questi strumenti, diventati ormai insostituibili, necessari per lo svolgimento del lavoro quotidiano.
Firma digitale
Firmare e validare documenti sono attività che si svolgono quotidianamente a lavoro. Come conciliare questa necessità con il lavoro agile? La soluzione già c’è e si chiama firma digitale: questo strumento ha la stessa, identica validità di una firma “tradizionale”, può essere apposta a un documento digitale in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Per apporre una firma digitale, in sostanza, c’è bisogno di un smart card o di un token USB collegati a PC, e di un apposito programma che sappia “leggere” la firma digitale e assegnarla a uno documento. Nel momento in cui la firma digitale viene apposta, quel documento acquisisce pieno valore legale, come se fosse stato firmato “a mano”.
Programmi per la collaborazione: Alfresco/Piuma
Due delle principali necessità di chi lavora in smart working sono lo scambio di informazioni/documenti e il poter comunicare, in maniera veloce ed efficace, con i propri colleghi, i quali, a loro volta, lavorano in smart working. A tal proposito, un prezioso aiuto arriva dai software cloud per la gestione documentale. Due, in particolare, sono consigliati per chi lavora in smart working:
- Alfresco. Si tratta di una piattaforma per la gestione elettronica e la condivisione dei dati. Questo software automatizza i processi aziendali basati sui documenti e semplifica la collaborazione.
- Piuma è un odd-on di Alfresco. La sua funzione principale è quella di gestire il protocollo informatico.
Conservazione digitale
La creazione e le condivisone dei documenti non sono tutto. I documenti e le informazioni devono essere archiviati, così da essere sempre reperibili in caso di bisogno. E i documenti e le informazioni devono essere protette da possibili danneggiamenti o manomissioni. Ed ecco che la conservazione digitale diventa imprescindibile per lavorare in smartworking. Solo in questo modo si può avere l’assoluta certezza che l’integrità e la reperibilità di documenti e informazioni siano completamente garantite.
Scopri di più: conservazione digitale in outsourcing
Cloud data center
L’utilizzo professionale degli strumenti per lo smart working richiede l’allestimento di una complessa, potente e funzionale infrastruttura ICT. Per la precisione, richiede una infrastruttura ICT virtuale, completamente ridondata, gestita e monitorata da professionisti qualificati. Tutto ciò ha un nome ben specifico ed è cloud data center: una struttura ICT che permetterà, alle aziende e alle pubbliche amministrazioni, di erogare un servizio di alto livello anche lavorando da casa.
GDPR compliance
Il GDPR ha dettato le nuove regole per la gestione dei dati personali. Regole che riguardano, praticamente, tutti gli ambiti lavorativi. Con lo smart working, questa cosa non cambia minimamente, anzi, richiede un’attenzione ancora maggiore per essere, a tutti gli effetti, GDPR compliant. Cosa significa, quindi, essere GDPR compliant? Significa essere chiari su come saranno utilizzati i dati personali; rispettare i tempi e le modalità di utilizzo dei dati personali; garantire alla persona la possibilità di revocare, a determinate condizioni, l’utilizzo dei propri dati personali.
Gestione del magazzino
Il lavoro agile, da casa, da remoto non deve far dimenticare che ci sono delle attività le quali restano “fisiche”, che devono essere svolte in uno specifico ambiente. Una di questa è rappresentata dalla gestione del magazzino. Come si coniuga con un’azienda che vuole implementare lo smart working a tutti i livelli? Si può fare ricorrendo alla gestione del magazzino in outsourcing: in questo modo, sarà il fornitore del servizio a prendersi tutto l’onere in carico, mentre l’azienda dovrà soltanto gestire/supervisionare l’attività da remoto, senza la necessità che le proprie risorse siano fisicamente presenti nel magazzino.
Back office
Lo stesso discorso vale anche per attività come il controllo e la validazione dei documenti. Grazie a un servizio di back office in outsourcing, i processi aziendali di snelliscono e possono essere gestiti più facilmente in smart working.
Digitalizzazione dei processi
Negli ultimi anni, si è parlato tanto di dematerializzazione e/o digitalizzazione documentale. Adesso bisogna andare oltre, fare un passo ulteriore. Perché lo smart working può essere considerato soltanto un passaggio nel più generale iter di digitalizzazione di tutti i processi aziendali, dalla produzione/condivisione documentale all’erogazione del servizio passando per la rendicontazione delle attività e la formazione delle risorse. Cosa che porterà non pochi vantaggi in termini di efficienza e di risparmio.
Bucap: soluzioni per il lavoro agile
Bucap può fare tutto questo per voi. Può guidarvi e aiutarvi a implementare lo smart working grazie all’esperienza e alle competenze dei suoi professionisti.
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