Automazione mailroom: la soluzione definitiva per la gestione documentale
L’automazione della mailroom è un’urgenza richiesta da quell’evoluzione verso il paperless office che ogni azienda e organizzazione sta vivendo per massimizzare la propria competitività ottimizzando i processi.
Con la digitalizzazione documentale, un processo che ancora non può dirsi completo, oggi ci troviamo spesso davanti ad archivi ibridi. Difficili da gestire e poco efficienti, questi prodotti dell’evoluzione dal cartaceo al digitale possono senz’altro essere trasformati in archivi ad alta efficienza con l’aiuto di soluzioni software e hardware.
Una delle principali fonti di alimentazione degli archivi cartacei è senz’altro la posta e i documenti in entrata da parte di fornitori e clienti. Per trasformare lettere e comunicazioni provenienti dall’esterno in reali risorse informative aziendali, si devono mettere a sistema le informazioni e i dati trasmessi attraverso questi documenti. La soluzione è l’automazione della mailroom.
Gli strumenti per l’automazione della mailroom
Ricezione e smistamento dei documenti, digitalizzazione, cattura dei dati e classificazione: queste sono le funzionalità che rendono la mailroom una funzione di document management strategica e a basso impatto in termini di costi e di risorse dedicate.
Acquisizione, cattura e classificazione – Implementando una piattaforma come Ephesoft, si può realizzare una mailroom automatizzata, grazie alla gestione multipiattaforma dei documenti in entrata.
Scannerizzazione e OCR – Con i migliori scanner professionali si potrà rapidamente e comodamente rendere digitale ciò che è nativo cartaceo. Grazie ai software OCR i contenuti dei documenti verranno resi pienamente fruibili (e ricercabili) anche in formato digitale.
Accesso ai dati e alle informazioni e archiviazione a norma di legge – Integrando la mailroom automatizzata a un sistema di protocollo informatico e di gestione documentale digitale si potrà arrivare a un sistema completo di digital document management che permette l’accesso ai dati e l’archiviazione digitale dei documenti a norma di legge.
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