Versioning: cos’è, cosa significa e quale ambito riguarda
Quando si tratta di gestione documentale, capita di imbattersi in termini il cui significato non sia chiarissimo. Eppure, conoscerne le funzioni e le caratteristiche è assolutamente utile. Come in questo caso.
Chi si approccia per la prima volta a un sistema di gestione documentale digitale avrà incontrato il termine “versioning” senza comprenderne appieno il significato. Dietro il concetto, però, si cela una delle funzioni più importanti di un’architettura per la gestione dei flussi documentali digitali.
Temi:
- Il versioning in informatica
- Cos’è e a cosa serve
- Il “linguaggio” del versioning
- Versioning e software per la gestione documentale
Il versioning in informatica
In informatica, per versioning (anche conosciuto in italiano come “controllo versione”) si intende la:
Gestione di versioni multiple di una stessa informazione
Il concetto, quindi, viene utilizzato prevalentemente in ambito ingegneristico o informatico e richiede l’utilizzo di specifici software.
In pratica, funziona così:
- Il programma crea versioni diverse di ciascun documento modificato;
- Ogni versione modificata del documento viene etichettata con un numero incrementale (1, 2, 3, eccetera);
- Vengono tracciate tutte le modifiche effettuate dai singoli utenti che utilizzano il software che implementa il sistema di versioning.
In questo modo, non solo si tiene traccia di ogni cambiamento ma anche delle modifiche apportate e delle versioni successive dell’informazione/documento.
Cos’è e a cosa serve
Potrebbe essere definita come la funzione che dà la possibilità di gestire le varie versioni di uno stesso documento e che tiene traccia delle varie modifiche che vengono effettuate nel tempo. I sistemi professionali di versioning, soprattutto nel caso delle piattaforme di ECM, offrono la possibilità di tenere traccia degli utenti che hanno apportato le modifiche, nonché di chi ha effettuato l’accesso al documento.
Compreso il significato di versioning, è facile capire anche la fondamentale utilità di tale funzione nell’ambito di una gestione digitale dei documenti e dei flussi documentali nell’ambito di un’organizzazione nella quale i documenti vengono elaborati o revisionati in modo collaborativo.
Grazie al versioning, infatti, è impossibile perdere un documento, frutto di ore di lavoro e fonte di preziose informazioni, a causa di una banale sovrascrittura o di un intervento maldestro di revisione o di editing.
Il “linguaggio” del versioning
Per aiutare a capire meglio quali sono le funzioni specifiche e il linguaggio utilizzato da un software di gestione documentale che implementi un sistema di versioning, ecco quali sono i concetti fondamentali da conoscere:
| Change list | Insieme delle modifiche effettuate a una determinata informazione. |
| Check-in | Inserimento del file e verifica del suo stato (numero della revisione). |
| Check-out | Prelievo del file/informazione e verifica dello stato corrispondente. |
| Conflitto | Si verifica quando uno o più soggetti modificano un documento contemporaneamente. |
| Export | Si crea un albero di directory, in un certo senso, privo di dati e informazioni. |
| Import | Atto di copiare un albero di directory da locale a repository. |
| Integrazione | Unire più modifiche in una revisione integrata. |
| Modifica | Modifica effettuata a uno specifico documento o una specifica informazione sottoposta a controllo versione. |
| Repository | L’archivio dove i file vengono memorizzati. Spesso, il repository è ospitato su un server. |
| Revisione | Versione di un file/documento modificato. |
| Update | Copia, nella directory di lavoro di un utente, delle modifiche fatte in repository. |
| Vaulting | Complesso di azioni che regola l’inserimento e il prelievo di informazioni. |
Questa panoramica rende più chiaro quali sono le funzioni che si svolgono in un sistema di versioning.
Versioning e software per la gestione documentale
I migliori software per la gestione documentale, proprio grazie al versioning, garantiscono il rapido e sicuro accesso allo storico di produzione di documenti complessi e strutturati.
Software come questi due, ognuno dei quali è indicato per situazioni diverse:
- Piuma: software consigliato per gestire il protocollo informatico in maniera ottimale.
- Alfresco: piattaforma che riduce i processi aziendali basati su documenti e semplifica il workflow documentale.
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