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Le funzioni fondamentali di un sistema di gestione documentale

Quali sono le funzioni fondamentali di un sistema di gestione documentale professionale? Affinché il document management system sia in grado di supportare ogni fase del ciclo di vita del documento, dovrà prevedere alcune funzioni di base, che andiamo ad elencare qui di seguito:

  • Acquisizione: questa funzione prevede la ricezione e la creazione di tipologie di file che siano rilevanti per il business;
  • Registrazione: con questa operazione, il sistema di gestione documentale protocolla il documento acquisito;
  • Classificazione: il documento viene categorizzato dal sistema che, con ciò, ne facilita l’attribuzione e l’archiviazione;
  • Memorizzazione e trattamento: si può definire come cuore del sistema. A seconda delle esigenze dell’organizzazione, i documenti vengono archiviati, resi disponibili agli abilitati all’accesso e protetti;
  • Accesso: l’utilità di un sistema di gestione documentale è quella, tra l’altro, del rapido accesso ai documenti conservati. L’accesso permette, sulla base di regole prestabilite, la fruizione delle informazioni archiviate.
  • Tracciamento: questa è la funzione che permette di “seguire la storia” di ciascun documento e di controllare gli accessi a esso;
  • Assegnazione destinazione finale: quando il documento ha compiuto il proprio ciclo di vita, il sistema di gestione documentale, secondo il massimario di selezione e scarto predefinito, ne deve sancire il destino.
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