Protocollo informatico: le novità sul piano normativo ed organizzativo

Il DPCM del 3 dicembre 2013 in materia di conservazione documentale, stabilisce le regole tecniche in relazione al protocollo informatico. Approfondiamo questo tema cercando di chiarire cos’è il sistema di protocollo informatico, quali sono le novità sul piano normativo e cosa cambia nell’organizzazione del lavoro all’interno della PA.

Cos’è il sistema di protocollo informatico

Il Legislatore definisce il protocollo informatico come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”.

Il sistema di protocollo informatico assicura  l’identificazione, l’autenticazione degli utenti e la protezione delle informazioni, garantendo l’accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati. Per motivi di sicurezza inoltre, grazie al protocollo informatico, viene effettuata la registrazione delle attività rilevanti svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l’identificazione.

Il sistema di protocollo informatico consente quindi il controllo delle azioni di ciascun utente, il tracciamento di eventuali modifiche delle informazioni trattate e l’individuazione del loro autore. Il documento digitale è cos’ integro e inalterabile grazie a:

• La registrazione di protocollo che prevede l’assegnazione di un codice identificativo;
• La segnatura di protocollo che identifica l’amministrazione e richiama il progressivo e la data di protocollo;
• La classificazione che permette l’associazione dei documenti ai fascicoli.

Novità sul piano normativo

Entro l’11 agosto 2016 tutte le PA hanno dovuto completare il processo di adeguamento dei propri sistemi di gestione informatica dei documenti, sulla base di quanto stabilito dalla normativa precedentemente citata in materia di protocollo informatico. Questa ha introdotto la figura del responsabile della gestione documentale che ha diversi compiti, come la predisposizione di un manuale di gestione oltre che di modalità organizzative e tecniche.

Il manuale, in particolare, conterrà le regole per la formazione dei documenti e l’organizzazione del protocollo informatico. Vengono inoltre stabiliti il formato della segnatura di protocollo e le modalità di trasmissione dei documenti informatici tra le PA. La prossima scadenza, peraltro imminente, è prevista per l’11/04/2017 quando dovranno essere adeguati anche i sistemi di conservazione esistenti al 11/04/2014 (data di entrata in vigore del provvedimento). Fino al termine sopra citato continuano ad applicarsi le regole tecniche previste dalla Delibera 19/02/2004, n. 11, che successivamente cesserà di avere efficacia.

Cosa cambia nell’organizzazione

Sparisce il cartaceo nella gestione dei flussi documentali. Cambia radicalmente, come conseguenza, anche l’organizzazione del lavoro. La metodologia imperante diviene quindi l’indicizzazione dei documenti in modo tale da renderne agevole il reperimento, la consultazione e la modifica.

Nel momento in cui si utilizzano criteri standard di classificazione ed archiviazione documentale, anche la comunicazione tra i vari reparti ed uffici dell’amministrazione ne trae un indiscutibile vantaggio. Ciascun dipendente può intervenire, secondo le proprie mansioni, su un flusso di lavoro tracciabile in tutta sicurezza attraverso i suoi vari step.

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