Gli step per rendere il reparto HR full paperless e smart
Il reparto delle risorse umane (HR ) di qualsiasi organizzazione pubblica o privata necessita oggi di essere completamente ripensato in ottica full paperless per diventare più efficiente e smart anche da remoto (si pensi allo smartworking) attraverso un processo di trasformazione digitale in grado di fornire la tecnologia e l’automazione necessaria allo svolgimento delle attività quotidiane.
Con il termine “ufficio full paperless” ci si riferisce a un reparto in cui vengono adottate determinati processi e strumenti per la dematerializzazione professionale e per la gestione del work flow documentale.
Ciò permette di ridurre notevolmente l’utilizzo della carta stampata, beneficiando di conseguenza di maggiore competitività, procedure più snelle (soprattutto se legate ad attività necessarie ma lunghe e ripetitive), semplificazione nel reperimento e nella condivisione delle informazioni e costi più bassi.
Cosa vedremo:
Come rendere un ufficio HR Full Paperless: step
La trasformazione del reparto delle risorse umane in un ufficio full paperless è un processo graduale scandito da precisi step che vanno dall’attività di dematerializzazione dei documenti cartacei, alla loro archiviazione a norma di legge all’interno di un archivio digitale appositamente creato e alla digitalizzazione dei processi.
Una volta archiviati i documenti digitalizzati, bisognerà renderli disponibili e accessibili per la consultazione dal personale preposto. Affinché questo avvenga, l’organizzazione dovrà dotarsi di un efficiente sistema ECM per la gestione del work flow documentale, in grado di integrarsi anche con un sistema di firma elettronica oggi indispensabile per firmare i documenti digitali anche da remoto.
L’attività di archiviazione dei documenti in formato elettronico ha come obiettivo l’ottimizzazione dei processi e non va confusa con quella di conservazione digitale a norma di legge, che può in ogni caso essere integrata ai processi documentali grazie al software di conservazione digitale B-CoD e avvenire all’interno dei Data Center Bucap.
Bucap è specializzata nella digitalizzazione e nella dematerializzazione documentale ed è in grado di accompagnare le organizzazioni pubbliche e private verso la trasformazione dei loro uffici HR in veri e propri uffici paperless (in cui l’utilizzo della carta è ridotto al minimo), rendendoli più efficienti.
Per qualsiasi altra informazione o chiarimento sui nostri servizi di digitalizzazione documentale contattaci.
La soluzione offerta da Bucap
Bucap da anni è il partner professionale di molte organizzazioni che si apprestano a rendere i loro reparti HR full paperless seguendole in ogni fase dell’attività di digitalizzazione. La società ha sviluppato internamente un modello di analisi e implementazione che si compone di una consulenza iniziale di tipo organizzativa, normativa e tecnologica che permette di confrontarsi con il cliente, comprenderne le reali esigenze, valutare la fattibilità del progetto ed individuare gli interventi necessari, così da proporre una soluzione personalizzata a garanzia del risultato. Solo successivamente si passerà alla presa in carico del materiale e alla sua trasformazione digitale.
Riepilogando la soluzione offerta da Bucap per trasformare un ufficio HR full paperless si compone dei seguenti servizi:
- Consulenza ai processi paperless;
- Digitalizzazione dei processi grazie alla soluzione ECM B-Next ECM;
- Dematerializzazione dei documenti cartacei ed eventuale dematerializzazione certificata se richiesta;
- Conservazione Digitale a norma di legge con la possibilità di conservare i dati in maniera sicura in Data Center certificati;
- Conservazione documentale dell’archivio cartaceo pregresso in apposite strutture a norma;
- Mail room fisica e digitale per gestire correttamente i flussi di corrispondenza;
- BPO di lavorazione e controllo dei documenti;
- Call center per supportare l’organizzazione nel processo di digitalizzazione in ottica paperless.
Questi servizi vengono svolti da personale altamente specializzato con una comprovata esperienza alle spalle, dotato di competenze certificate nell’ambito della dematerializzazione e della digitalizzazione documentale.
I servizi offerti vengono supportati da strumenti tecnologici altamente innovativi come gli scanner rotativi e planetari, inoltre Bucap ha sviluppato dei software ideati internamente come B-Next ECM, il software di Enterprise Content Management ideato per organizzare e consultare l’archivio digitale prodotto e gestire il complesso work flow documentale.
A questo può essere integrato anche B-Next Sign il software per l’automazione dei processi di firma elettronica da remoto e, Piuma il software per la protocollazione informatica a norma dei documenti.
Ricevi la consulenza dei nostri esperti e rendi efficiente il reparto HR della tua azienda con la soluzione full paperless di Bucap.
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