Automatizzazione della Gestione Documentale: risparmia tempo e risorse

La gestione documentale è una delle attività più importanti e impegnative per le aziende di ogni settore e dimensione. Si tratta di creare, archiviare, condividere, modificare e conservare i documenti che riguardano i processi, i prodotti, i servizi, i clienti e i fornitori dell’azienda.

Indice:

• La Gestione Documentale Tradizionale
• Cosa sono i processi di automatizzazione della gestione documentale?
• Come implementare l’automatizzazione della gestione documentale?
• Strumenti e Software per l’Automazione
• Conclusioni

La Gestione Documentale Tradizionale

La gestione documentale tradizionale, basata sull’uso della carta e dei supporti fisici, presenta numerosi svantaggi:

• Bassa produttività: il personale impiega molto tempo a cercare, stampare, fotocopiare, spedire e archiviare i documenti cartacei, riducendo il tempo dedicato alle attività a maggior valore aggiunto;
• Alti costi: la gestione dei documenti cartacei comporta dei costi elevati, legati alla stampa, alla fotocopia, alla spedizione, alla conservazione e allo smaltimento della carta, oltre che alla manutenzione delle apparecchiature e degli spazi necessari;
• Scarsa sicurezza: i documenti cartacei sono esposti a diversi rischi, come il furto, la perdita, il deterioramento, l’alterazione o la distruzione accidentale, compromettendo la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni;
• Difficoltà di collaborazione: la condivisione e la comunicazione dei documenti cartacei tra i vari reparti, anche se in sedi diverse o in modalità di lavoro a distanza, è lenta, complessa e inefficace, causando dispersione di informazioni, duplicazione di documenti e incongruenza di versioni;
• Non conformità alla normativa: i documenti cartacei devono rispettare delle norme e dei requisiti legali, che variano a seconda del tipo, del settore e della nazione di riferimento, richiedendo procedure e controlli specifici per garantire la validità e la conservazione dei documenti.

Per superare questi problemi e migliorare la propria efficienza, le aziende devono adottare una soluzione innovativa e vantaggiosa: l’automatizzazione della gestione documentale.

Cosa sono i processi di automatizzazione della gestione documentale?

L’automazione della gestione documentale è il processo che automatizza la creazione e la gestione dei documenti. Elimina la necessità di inserimento manuale dei dati, promemoria via e-mail, documentazione cartacea e altre attività che richiedono tempo.

Porta con sé numerosi benefici, sia in termini di efficienza che di risparmio e si rivela sempre più necessaria nell’era della digitalizzazione e del lavoro a distanza.

Vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi.

Aumento della produttività

Il primo vantaggio è l’aumento della produttività del personale. Con un software di gestione documentale, le operazioni di ricerca, stampa, fotocopia, spedizione e archiviazione dei documenti diventano molto più rapide e semplici, grazie alla possibilità di ricercare i documenti per parole chiave, data, autore, categoria e altri criteri. Inoltre, il software permette di automatizzare i processi e i workflow, impostando delle regole e delle azioni da eseguire in base a determinati eventi o scadenze. Ad esempio, si può configurare il software per inviare automaticamente una notifica al responsabile quando un documento richiede la sua approvazione, o per archiviare un documento in una specifica cartella dopo che è stato firmato digitalmente.

Si stima che l’automatizzazione della gestione documentale possa aumentare la produttività del personale fino al 40%, liberando tempo e risorse da dedicare ad attività più strategiche e creative.

Riduzione dei costi

Il secondo vantaggio è la riduzione dei costi di gestione dei documenti. Con un software di gestione documentale, si elimina quasi completamente l’uso della carta e si riducono i costi di stampa, fotocopia, spedizione, conservazione e smaltimento della carta.

Si risparmia anche spazio fisico, evitando di dover utilizzare armadi, scaffali e archivi per conservare i documenti cartacei. Inoltre, si riducono i costi di manutenzione delle apparecchiature e degli spazi necessari per la gestione dei documenti.

Si stima che il costo medio per la gestione di un documento cartaceo sia di circa 15 euro, mentre il costo medio per la gestione di un documento digitale sia di circa 0,5 euro. Questo significa che l’automatizzazione della gestione documentale può ridurre i costi di gestione dei documenti fino al 60%, generando un notevole risparmio per l’azienda. 

Miglioramento della sicurezza

Il terzo vantaggio è il miglioramento della sicurezza dei documenti. Con un software di gestione documentale, si può garantire la sicurezza dei documenti, proteggendoli con password, crittografia, backup e sistemi di recupero.

Si può controllare l’accesso ai documenti, assegnando dei permessi di visualizzazione, modifica o cancellazione a seconda del ruolo o della funzione degli utenti. Infine, si può tracciare la storia dei documenti, registrando tutte le operazioni effettuate su di essi, come la creazione, la modifica, la firma, la condivisione o l’eliminazione.

Queste misure consentono di prevenire e contrastare i rischi di furto, perdita, deterioramento, alterazione o distruzione accidentale dei documenti, garantendo la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni.

Ottimizzazione della collaborazione

Il quarto vantaggio è l’ottimizzazione della collaborazione tra i vari reparti, anche se in sedi diverse o in modalità di lavoro a distanza. Con un software di gestione documentale, si facilita la condivisione e la comunicazione dei documenti, grazie alla possibilità di creare delle aree di lavoro condivise, dove gli utenti possono accedere ai documenti in tempo reale, modificarli in modo sincrono o asincrono, inserire commenti o note, allegare file o link, e ricevere notifiche o avvisi.

In questo modo, si evita la dispersione di informazioni causata da scambi di email infiniti o da versioni multiple dello stesso documento, e si favorisce la coesione e l’armonia tra i membri del team.

Si stima che l’automatizzazione della gestione documentale possa migliorare la collaborazione tra i reparti fino al 30%, aumentando la qualità e la soddisfazione nel lavoro.

Adeguamento alla normativa

Il quinto e ultimo vantaggio è l’adeguamento alla normativa vigente. La gestione documentale deve rispettare norme e requisiti legali, che variano a seconda del tipo, del settore e della nazione di riferimento. Queste norme riguardano la validità, l’autenticità, la conservazione e la protezione dei documenti, e richiedono delle procedure e dei controlli specifici per garantire il rispetto delle regole.

Con un software di gestione documentale, si può assicurare la conformità dei documenti, applicando le regole e le procedure previste dalla normativa vigente. Ad esempio, si può utilizzare la firma elettronica per validare i documenti in modo legale e sicuro, o la conservazione digitale per garantire l’integrità, l’autenticità e la disponibilità dei documenti nel tempo.

Queste misure consentono di evitare sanzioni, contenziosi e danni reputazionali derivanti da una gestione documentale non conforme.

Come implementare l’automatizzazione della gestione documentale?

Vediamo come implementare questa soluzione nella propria azienda.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Scegliere un software di gestione documentale adeguato alle proprie esigenze, valutando le funzionalità, l’usabilità, l’integrazione con i sistemi aziendali (ERP, CRM, ecc.), il costo e il supporto tecnico. Esistono diverse soluzioni sul mercato, alcune più specifiche per determinati settori o tipi di documenti, altre più generaliste e flessibili. Si consiglia di confrontare le diverse opzioni e di richiedere una demo o una prova gratuita prima di scegliere il software definitivo.
• Coinvolgere il personale nella transizione dalla gestione manuale alla gestione digitale dei documenti, fornendo una formazione adeguata, un supporto continuo e dei feedback positivi. Si tratta di un cambiamento culturale e organizzativo che richiede l’impegno e la collaborazione di tutti i dipendenti, dal top management ai livelli operativi. Si consiglia di comunicare chiaramente gli obiettivi, i benefici e le modalità dell’automatizzazione della gestione documentale, e di creare una squadra di progetto che si occupi di guidare e monitorare il processo di implementazione.
• Definire una strategia di gestione documentale, stabilendo degli obiettivi, delle responsabilità, delle procedure e dei criteri di classificazione, archiviazione e conservazione dei documenti. Si tratta di definire le regole e le linee guida per una gestione documentale efficace ed efficiente, in linea con le esigenze e le priorità dell’azienda. Si consiglia di analizzare lo stato attuale della gestione documentale, identificando i punti di forza e di debolezza, e di progettare lo stato futuro, individuando le azioni e le risorse necessarie per raggiungerlo.
• Monitorare e valutare i risultati dell’automatizzazione della gestione documentale, misurando gli indicatori di performance, come il tempo, il costo, la qualità e la soddisfazione degli utenti. Si tratta di verificare l’efficacia e l’efficienza della soluzione implementata, confrontando i dati prima e dopo l’automatizzazione, e di apportare eventuali correzioni o miglioramenti in base ai feedback e alle esigenze emergenti. Si consiglia di effettuare un monitoraggio e una valutazione periodici, almeno una volta all’anno, per mantenere alto il livello di qualità e di innovazione.

Strumenti e Software per l’Automazione

• Software di Gestione Documentale (DMS): Questi strumenti consentono di creare, modificare, condividere e archiviare documenti in modo digitale. Alcuni esempi includono SharePoint, Google Drivee OneDrive;

• Workflow Automatizzati: Questi strumenti consentono di definire flussi di lavoro specifici per i documenti. Ad esempio, quando un documento viene caricato in una cartella specifica, può attivare una serie di azioni automatiche come l’invio di notifiche o l’approvazione;

• OCR (Optical Character Recognition): L’OCR automatizza la scansione e l’estrazione di testo dai documenti cartacei, rendendoli facilmente ricercabili e modificabili.

Conclusioni

In conclusione, automatizzare la gestione documentale è una scelta vincente per le aziende che vogliono migliorare la propria efficienza, risparmiare tempo e risorse, e adeguarsi alle esigenze del mercato e della normativa. Con un software di gestione documentale, si può trasformare il patrimonio informativo aziendale in una risorsa strategica, capace di generare valore e vantaggio competitivo.

Se vuoi saperne di più sull’automatizzazione della gestione documentale e scoprire la soluzione più adatta alla tua azienda, contattaci subito.

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