Archivi ibridi: come gestire al meglio i documenti cartacei e digitali
Vediamo insieme come gestire i documenti cartacei e quelli digitali per una corretta gestione documentale per Aziende e PA
Indice:
In un mondo sempre più digitalizzato, le Aziende e le Pubbliche Amministrazioni si trovano a operare in una fase di transizione. Non tutto può essere immediatamente dematerializzato, e non tutto nasce in digitale: questo significa che, nella maggior parte dei casi, ci si muove all’interno di archivi ibridi, ossia sistemi che includono sia documentazione cartacea sia documentazione informatica.
Una situazione comune, ma non priva di complessità: come si gestisce in modo efficace e sicuro un archivio ibrido?
Cosa sono gli archivi ibridi e perché sono sempre più diffusi
Gli archivi ibridi rappresentano una soluzione concreta e necessaria per tutti quei soggetti che stanno affrontando il passaggio dalla gestione documentale tradizionale a quella digitale.
Un archivio ibrido comprende documenti di natura e formati diversi che possono essere nativi cartacei e/o nativi digitali (contratti analogici con firme autografe; modulistica compilata a mano; e-mail; PEC; file XML; fatture elettroniche; etc.).
A questo si aggiungono i documenti digitalizzati a partire da supporti fisici, tramite acquisizione ottica.
La compresenza di documentazione eterogenea, per natura e formato, implica la necessità di:
- Coordinare insieme spazi di archiviazione fisici e infrastrutture digitali;
- Garantire l’accessibilità e la reperibilità dei documenti, indipendentemente dal formato;
- Rispettare gli obblighi normativi di conservazione archivistica e protezione dei dati;
- Prevenire la duplicazione o la perdita delle informazioni.
Le buone pratiche per un archivio ibrido efficiente
Per una gestione più efficace, è utile organizzare il sistema documentale secondo alcuni principi fondamentali:
- Definizione di policies univoche per la gestione del ciclo di vita del documento, dalla creazione alla conservazione.
- Descrizione ed indicizzazione omogenea dei documenti, cartacei e digitali, all’interno di un sistema gestionale integrato.
- Conservazione digitale a norma dei documenti informatici, con applicazione di firma digitale e marca temporale ove previsto.
- Archiviazione fisica qualificata per i documenti che devono essere conservati in originale, garantendo condizioni ambientali idonee, tracciabilità dei flussi e sicurezza delle informazioni.
La soluzione Bucap per la gestione degli archivi ibridi
Bucap affianca Aziende ed Enti pubblici nella gestione completa degli archivi ibridi, offrendo un approccio integrato e personalizzabile che tiene conto delle specificità di ogni realtà.
Grazie all’esperienza maturata nella conservazione fisica e digitale, e all’impiego di soluzioni software proprietarie, Bucap è in grado di:
- Raccogliere, classificare e indicizzare la documentazione di qualsiasi natura e su qualsiasi supporto;
- Progettare sistemi di archiviazione coerenti, efficienti e conformi alle normative;
- Effettuare la dematerializzazione certificata dei documenti cartacei;
- Garantire la conservazione digitale a norma, con un flusso controllato che prevede ruoli, responsabilità e sistemi di tracciabilità;
- Ridurre i costi operativi ottimizzando tempi e spazi.
Area Editoriale