Quali documenti aziendali devono essere conservati digitalmente e quali no
In questo articolo vedremo quali documenti devono essere conservati digitalmente: i consigli di Bucap
Indice:
Nel contesto normativo e operativo attuale, la digitalizzazione dei documenti è una leva strategica per molte aziende.
È importante distinguere tra:
- Documenti originali unici che possono essere digitalizzati ma richiedono comunque la conservazione dell’originale cartaceo (es. atti giudiziali, processuali e di polizia giudiziale per i successivi vent’anni, etc).
- Documenti che possono essere conservati esclusivamente in formato digitale, a seguito di dematerializzazione con certificazione di processo e di avvenuta conservazione digitale, come ad esempio le pratiche edilizie.
- Documenti che devono essere conservati digitalmente, cioè tutti i documenti nativi digitali (es. contratti sottoscritti con firma digitale, fatture elettroniche, LUL, etc).
Questa distinzione è fondamentale per assicurare sia la conformità alle normative vigenti, sia la valida esigibilità legale dei documenti aziendali nel tempo.
Cosa succede in caso di controllo?
Durante i controlli da parte degli organi competenti, l’azienda deve essere in grado di esibire tempestivamente i documenti richiesti nel formato valido. Se il documento è conservato digitalmente, è necessario poter dimostrare:
- che il processo di conservazione è avvenuto a norma,
- che il documento è integro, autentico e non alterabile,
- che l’accesso è tracciato e documentato.
Nel caso in cui si riscontri una conservazione non corretta e conforme, ciò può comportare sanzioni o l’inefficacia del documento.
Conclusione
Digitalizzare sì, ma con consapevolezza.
La trasformazione digitale offre enormi vantaggi in termini di efficienza, ma deve essere accompagnata da conoscenze normative e soluzioni affidabili. Affidarsi a un partner esperto come Bucap significa adottare un sistema, capace di gestire correttamente sia i documenti digitali sia quelli che devono rimanere cartacei.
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