Dematerializzazione Certificata: cos’è e perchè è importante
In questo articolo scopriamo cos’è la Dematerializzazione certificata
Indice:
- Che cos’è la Dematerializzazione Certificata?
- Le fasi del processo
- Perchè è importante affidarsi a professionisti
Nel contesto attuale, in cui efficienza e tracciabilità sono fattori cruciali per ogni organizzazione, la gestione dei documenti non può più basarsi solo su supporti cartacei. Digitalizzare un documento non significa automaticamente conferirgli valore legale: per ottenere una copia digitale giuridicamente valida, è necessario seguire un processo regolato e tracciabile chiamato dematerializzazione certificata (o, secondo la denominazione normativa, dematerializzazione massiva).
Che cos’è la dematerializzazione certificata?
È il processo che consente di sostituire un documento analogico con una copia digitale che ne mantenga valore probatorio. Si tratta di una procedura che, se svolta correttamente, può consentire lo scarto dell’originale analogico ed il mantenimento in conservazione unicamente della versione digitale, in piena conformità con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID.
Le fasi del processo
Il flusso si compone di più fasi e relative sottofasi operative, tutte preventivamente definite, documentate e svolte secondo standard precisi:
1. Allestimento e scansione
I documenti cartacei vengono preparati con cura e acquisiti tramite scanner professionali, assicurando la qualità e la leggibilità delle immagini.
2. Indicizzazione e metadatazione
Ai file digitali vengono associate informazioni descrittive per garantirne la tracciabilità e il facile recupero.
3. Certificazione di processo
È la fase cruciale per garantire il valore legale del documento digitalizzato. Si tratta di un’attestazione della conformità tra originale e copia, sia in termini di forma che di contenuto, ottenuta attraverso un processo definito e documentato.
La certificazione di processo si articola in due dimensioni:
- Ambito oggettivo: riguarda strumenti tecnologici, infrastrutture, procedure e organizzazione del processo, che devono essere certificati da un ente terzo secondo standard riconosciuti come ISO 9001 (qualità) e ISO 27001 (sicurezza delle informazioni).
- Ambito soggettivo: prevede un raffronto a campione tra originale e copia, per verificarne integrità, completezza e leggibilità. In base a chi effettua l’attestazione, si ottiene un diverso grado di valore probatorio:
- Pubblico ufficiale o notaio → la copia ha piena prova legale (ex art. 2700 c.c.), salvo querela di falso;
- Soggetto privato → la copia fa piena prova fino a disconoscimento (ex art. 2712 c.c.).
4. Conservazione digitale a norma
Una volta certificati, i documenti digitali vengono conservati in ambienti sicuri, conformi alle Linee Guida AgID, per garantirne autenticità, integrità e accessibilità nel tempo.
Perchè è importante affidarsi a Professionisti
La dematerializzazione certificata non è solo una questione tecnica: richiede competenze normative, strumenti adeguati e responsabilità operative ben definite. Affidarsi a operatori specializzati consente di garantire la validità legale del documento, tutelare l’organizzazione da rischi futuri e costruire un sistema documentale moderno, efficiente e a norma.
Tra le realtà che operano in questo ambito, vi sono aziende che affiancano enti pubblici e privati in tutte le fasi del processo, fornendo soluzioni integrate che uniscono competenza archivistica, tecnologia avanzata e infrastrutture di conservazione.
Alcune, come chi ha già maturato esperienza nella gestione documentale completa, offrono un supporto continuo per assicurare non solo la corretta digitalizzazione, ma anche la valorizzazione e la gestione del documento nel tempo.
È il caso di Bucap, che da anni accompagna aziende ed enti pubblici nei processi di dematerializzazione certificata, affiancando le organizzazioni in ogni fase: dall’allestimento iniziale alla certificazione di processo, fino alla conservazione digitale a norma. Grazie a competenze trasversali, infrastrutture adeguate e personale specializzato, Bucap garantisce un approccio solido e conforme, costruito su misura per ogni esigenza.
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