Firma Elettronica: soluzione efficace per la firma dei documenti

Uno strumento sicuro e giuridicamente valido per firmare documenti a distanza. Vantaggi, utilizzi e come funziona la Firma Elettronica.

Indice:

• Firma Elettronica: cos’è
• Quale è la differenza tra firma digitale e firma elettronica?
• Chi può rilasciare la firma elettronica?
• Quando si usa la firma elettronica?
• Quali sono i vantaggi della firma elettronica?
• Livelli di firma elettronica
• La firma elettronica è legale?
• Bnext-Sign: piattaforma Bucap per la gestione della firma elettronica
• Conclusioni

Firma Elettronica: cos’è

La Firma Elettronica è un sistema che permette di sottoscrivere digitalmente un documento elettronico, attribuendolo a un unico soggetto e garantendone la sua integrità nel tempo. In parole semplici, è come apporre una firma su un documento cartaceo, ma in modo virtuale e con la stessa validità legale.

Quale è la differenza tra firma digitale e firma elettronica?

Spesso si confonde la Firma Elettronica con la Firma Digitale, che però è un tipo specifico di Firma Elettronica. La firma digitale utilizza un algoritmo crittografico asimmetrico: un sistema di chiavi crittografiche correlate tra loro, una pubblica ed una privata, che è in grado di consentire al titolare (tramite chiave privata) e al destinatario (tramite chiave pubblica) di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico. La Firma Elettronica, invece, può prevedere metodi di firma anche più semplici, come la firma autenticata con username e password.

Chi può rilasciare la firma elettronica?

In Italia, il rilascio della firma elettronica è regolamentato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e può essere effettuato esclusivamente da specifici soggetti terzi qualificati denominati “Prestatori di Servizi Fiduciari” (PSF). Questi soggetti operano sotto la vigilanza di AgID e devono rispettare rigorosi requisiti tecnici e normativi per garantire la sicurezza e l’affidabilità dei servizi offerti.

Esistono due livelli principali di firma elettronica: la Firma Elettronica Avanzata (FEA) e la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

• Firma Elettronica Avanzata (FEA): La normativa non prevede che l’erogazione delle soluzioni di FEA sia soggetta ad autorizzazione. Tuttavia, il prestatore del servizio FEA deve comunque garantire un elevato livello di sicurezza, che si ottiene attraverso procedure di identificazione del firmatario e tecniche di generazione e conservazione della firma che contrastino il rischio di creazione di firme non autorizzate o alterazione dei documenti sottoscritti;
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ): Al contrario della FEA, la Firma Elettronica Qualificata (FEQ) può essere rilasciata solo da Prestatori di Servizi Fiduciari qualificati (PSF), ovvero soggetti accreditati da AgID in base a specifici requisiti di sicurezza e affidabilità. Un PSF, una volta effettuate le dovute verifiche sull’identità del richiedente, rilascia un certificato digitale qualificato che contiene i dati del titolare della firma e una chiave crittografica privata che gli consente di apporre la firma elettronica ai documenti.

In entrambi i casi, i Prestatori di Servizi Fiduciari mettono a disposizione dei propri clienti procedure di identificazione e rilascio della firma elettronica, che possono avvenire presso le loro sedi oppure in modalità online. Inoltre, diversi QSP consentono di ottenere la firma elettronica qualificata utilizzando lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) come metodo di identificazione, semplificando e velocizzando il processo.

È importante sottolineare che la scelta del tipo di firma elettronica da richiedere dipende dall’uso che se ne deve fare. La Firma Elettronica Avanzata può essere adatta a contesti che richiedono un buon livello di sicurezza, come la firma di contratti commerciali tra aziende private. La Firma Elettronica Qualificata, invece, ha la stessa validità giuridica di una firma autografa ed è pertanto adatta per qualsiasi tipo di documento che necessiti di tale riconoscimento, come la firma di atti pubblici o la partecipazione a bandi telematici.

Quando si usa la firma elettronica?

La firma elettronica offre diversi vantaggi in termini di sicurezza, praticità, e velocità, e trova applicazione in un numero sempre maggiore di ambiti.

Vediamo alcuni dei casi più comuni:

• Comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (PA): La firma digitale è obbligatoria per interagire telematicamente con la PA, ad esempio per presentare pratiche edilizie, domande di contributo o per consultare atti online (per approfondire leggi  https://www.agendadigitale.eu/documenti/firma-digitale-cose-come-funziona-e-come-ottenerla/);
• Fatture elettroniche: Dal 2019, tutte le fatture emesse nei rapporti tra soggetti con partita IVA devono essere trasmesse elettronicamente all’Agenzia delle Entrate. L’obbligo riguarda sia la fatturazione elettronica B2B che quella B2C;
• Firma di contratti: La firma elettronica è valida a tutti gli effetti di legge per la sottoscrizione di contratti telematici. È particolarmente utilizzata per siglare accordi commerciali tra aziende o per la stipula di polizze assicurative online;
• Attività bancarie e finanziarie: Molte banche e istituti finanziari richiedono la firma digitale per operazioni online particolarmente delicate, come bonifici ad alto importo o la modifica dei propri dati anagrafici;
• E-mail PEC: La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di documenti con valore legale. La firma elettronica qualificata è spesso utilizzata in abbinamento alla PEC per attribuire certezza all’origine e al contenuto del messaggio inviato.

Tuttavia, la firma elettronica non è obbligatoria per tutti gli atti e i contratti. In alcuni casi, può essere sufficiente una firma elettronica semplice, mentre in altri è necessaria la firma elettronica qualificata, che ha lo stesso valore legale di una firma autografa.

Quali sono i vantaggi della firma elettronica?

L’utilizzo della Firma Elettronica comporta numerosi vantaggi:

• Sicurezza: la firma elettronica garantisce l’integrità del documento e l’identificazione del firmatario.
• Rapidità: consente di firmare e scambiare documenti elettronici in modo rapido e immediato, abbattendo le distanze geografiche.
• Risparmio: elimina la necessità di stampare, archiviare e spedire documenti cartacei, con un conseguente risparmio di costi e risorse.
• Efficienza: i processi di gestione documentale diventano più snelli ed efficienti.
• Valore legale: la firma elettronica ha valore legale come una firma autografa, ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Livelli di firma elettronica

Esistono principalmente tre livelli di Firma Elettronica, ciascuno con crescenti garanzie di sicurezza e valore legale:

• Firma Elettronica Semplice (FES): è il livello base, che garantisce la minimale identificazione del firmatario. Un esempio può essere la firma attraverso un codice PIN o OTP inviato via SMS;
• Firma Elettronica Avanzata (FEA): offre un livello di sicurezza maggiore rispetto alla FES. Richiede al firmatario l’utilizzo di dispositivi sicuri per la firma e garantisce un maggior livello di certezza riguardo all’identità del firmatario e all’integrità del documento;
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ): è il livello di firma elettronica con la maggiore garanzia di sicurezza e ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Si ottiene tramite: un certificato digitale rilasciato da un ente certificatore accreditato, che garantisce l’identificazione univoca del titolare del dispositivo di firma; un dispositivo sicuro (ad esempio un Token USB o un software) per la creazione della firma elettronica qualificata.

La scelta del tipo di Firma Elettronica più adatta dipende dal livello di sicurezza richiesto dal documento che si intende firmare.

La firma elettronica è legale?

La firma elettronica ha pieno valore legale in Italia, ai sensi dell’articolo 25 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005, conosciuto anche come “Codice dell’amministrazione digitale”.

Questo decreto stabilisce i requisiti tecnici e giuridici per la validità dei documenti digitali e della firma elettronica.

In particolare, l’articolo 25 al comma 1 recita:

La firma elettronica qualificata ha l’effetto di una firma autografa e garantisce l’identità del firmatario del documento e la sua integrità. I documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata hanno lo stesso valore giuridico e sono ugualmente ammissibili come prova in giudizio, nei procedimenti amministrativi e per la stipulazione di atti negoziali, rispetto ai documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.

Pertanto, la firma elettronica qualificata è pienamente riconosciuta dalla legge italiana e ha lo stesso valore di una firma autografa.

Bnext-Sign: piattaforma Bucap per la gestione della firma elettronica

Bucap offre, in pieno accordo con il processo di Digital Transformation in atto, un sistema integrato di automazione dei processi di firma elettronica: BNext-Sign.

La piattaforma offerta da Bucap permette di inviare e firmare elettronicamente documenti legalmente validi, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo.

BNext-Sign è utilizzabile sia all’interno di una singola realtà che miri ad automatizzare i propri processi documentali sia nel mercato B2C, ovvero in favore di quelle realtà che mirino a far firmare nativamente in modalità digitale e comodamente da casa ai propri clienti finali documenti quali ad esempio contratti, polizze, consensi.

Le funzioni principali della piattaforma:

• Inserimento del documento;
• Approvazione/rifiuto del documento;
• Firma del documento;
• Invio del documento.

I punti di forza:

• Gestione di workflow approvativi complessi ed elaborati, tutti con pochi semplici click;
• Gestione di eventuali allegati al documento principale;
• Compatibilità con tutti i principali browser Internet;
• Architettura cloud first;
• Gestione dell’intero processo in assoluta mobilità (la piattaforma è raggiungibile e visualizzabile anche da smartphone o tablet);
• Integrazione di qualsiasi tipologia di firma (elettronica semplice, avanzata o FEA, qualificata o digitale) e con tutte le Certification Authority, sulla base delle decisioni e delle situazioni AS IS del cliente;
• Invio della documentazione firmata digitalmente in un sistema di conservazione digitale a norma.

Conclusioni

La Firma Elettronica rappresenta un passo avanti significativo verso la digitalizzazione dei processi documentali. Offre sicurezza, praticità, risparmio e numerosi vantaggi per privati e aziende. Se sei interessato a dematerializzare i tuoi documenti e ad adottare un sistema di firma sicuro e veloce, la Firma Elettronica è la soluzione ideale per te.

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