Perché la transizione digitale dei processi documentali non riguarda solo la tecnologia

La transizione digitale dei processi documentali non è un processo meramente tecnologico. L’adozione della tecnologia digitale è fondamentale per avviare un processo di digitalizzazione in ambito di gestione documentale, ma ne rappresenta solo una parte. Per far sì che vi sia un’efficace e corretta applicazione del Digitale nella gestione dei processi documentali, è necessario riprogettare tali processi in un’ottica più ampia che tenga in conto non solo degli aspetti tecnologici, ma anche di quelli organizzativi e normativi.

In questo articolo scopriremo:

• Lo scenario attuale
• Gestione documentale digitale: l’importanza di adottare una visione più ampia
• Processi documentali digitali: il modello di Bucap

Lo scenario attuale

In un contesto come quello attuale, dove la pandemia ha accelerato l’uso di soluzioni tecnologiche e di modalità di lavoro alternative come telelavoro e smart working, le organizzazioni si trovano a fronteggiare enormi moli di documenti e, soprattutto, dati. A ciò si deve aggiungere un quadro normativo, sia nazionale che europeo, in costante evoluzione. Gestire il patrimonio documentale-informativo, all’interno di un contesto così dinamico e frammentato, richiede alle organizzazioni un ripensamento di tutti quei processi attivamente coinvolti nel più ampio processo di workflow documentale. Pertanto, riprogettare in modo efficiente ed efficace tali processi, presuppone competenze specifiche archivistiche e giuridiche per adottare un approccio strutturato e sostenibile alla trasformazione digitale.

Gestione documentale digitale: l’importanza di adottare una visione più ampia

Molti enti pubblici e privati, soprattutto a seguito di specifici obblighi normativi, hanno digitalizzato, nel corso del tempo, alcuni processi introducendo applicativi per la fatturazione elettronica, sistemi integrati di firma elettronica, piattaforme ECM e sofisticati software di gestione del Protocollo Informatico, facendo, quindi, ricorso a questa tipologia di servizi digitali per rispondere nell’immediato a specifici bisogni senza però visualizzarle all’interno di uno scenario più ampio. Per reingegnerizzazione dei processi è, in primo luogo, necessario guardare alla strategia di governance complessiva che unisce competenze e formazione. Solo in questo modo, sarà possibile gestire in digitale procedure e processi svolti precedentemente in modalità analogica. Il ripensamento metodologico dei processi, nel passaggio tra analogico e digitale, è sicuramente l’attività più complessa per un’organizzazione. In tal senso, diventa necessario rivolgersi a realtà come Bucap che, grazie alla sua pluridecennale esperienza in ambito di gestione documentale, non solo offre prodotti e soluzioni di ultima generazione per la gestione digitale di documenti, ma anche servizi di consulenza tecnologica, organizzativa e normativa in ottica paperless.

Processi documentali digitali: il modello di Bucap

Bucap ha ideato un proprio modello di analisi e di implementazione dei processi documentali digitali multidisciplinare e graduale poiché combina tre diversi servizi di consulenza (processi e organizzazione, normativa e archivistica, tecnologica) e si articola nelle tre fasi di gap analysis, ovvero:

• Analisi e la definizione della situazione in essere (“AS IS”) per quanto attiene la gestione documentale, flussi e processi correlati;
• Identificazione delle criticità, delle esigenze e delle necessità, espresse e inespresse, e delle opportunità di miglioramento;
• Individuazione delle ipotesi e proposte evolutive (“TO BE”) finalizzate alla creazione di valore attraverso la realizzazione di processi paperless, con la comparazione di costi, tempi e benefici.

A seguito dell’implementazione delle soluzioni individuate in fase di gap analysis, bisogna avviare un monitoraggio costante per garantire un supporto effettivo alla governance e alla compliance per quel che riguarda esigenze e obiettivi di efficienza, normative e obblighi, opportunità e benefici.

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Foto di roma1880 da Pixabay

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