Bucap, società che da più di 25 anni opera nel settore dell’outsourcing documentale, ha partecipato all’ultima edizione di Omat a Roma dell’11 e 12 novembre, proponendo un intervento ambientato nel mondo del circo che, in chiave ironica e mediante l’utilizzo di “parole magiche”: acrobazie al trapezio, tigri da domare, lanci dal cannone … queste sono a volte alcune delle peripezie che compie chi ha un archivio documentale da amministrare.
Archivio e gestione elettronica delle informazioni: sono i concetti chiave della gestione documentale sui quali si è focalizzata l’attenzione durante l’evento Omat.
Archivio.
Può essere definito il complesso dei documenti creati, su qualsiasi tipo di supporto, da un “ente produttore” nel corso dello svolgimento della propria attività. Esso è anche il luogo di conservazione dei documenti e la struttura organizzativa cui tale gestione è affidata.
Gestione elettronica delle informazioni.
Si può intendere l’insieme degli strumenti e delle regole utili a gestire le informazioni presenti sui documenti riprodotti su supporti digitali.
Tali definizioni, che per molti possono forse sembrare banali, in realtà contengono importanti spunti di riflessione per chiunque debba gestire e organizzare un archivio.
La differenza sostanziale tra una montagna di carta o di byte e un archivio è proprio la presenza o meno di un criterio archivistico che determini la struttura e la composizione dei documenti, rendendoli facilmente accessibili e valorizzandone i contenuti, ecco che, in questo modo, la montagna di carta o di byte diventa patrimonio documentale.
“Parole magiche”.
Riferendoci a quanto sopraesposto una “parola magica” importante è “tecnica archivistica”, questo vuol dire che un archivio per essere tale deve essere regolato e gestito da criteri archivistici seri e scientifici.
Altre parole magiche devono caratterizzare gli ambienti di custodia, gli archivi, per far in modo che siano efficienti ed adeguati: “normative di sicurezza”, “alta affidabilità” e “privacy”.
Bucap propone come soluzione ideale la parola magica “paperless”, in quanto in grado di offrire la massima velocità e condivisione delle informazioni.
Infatti, sia che si tratti di un archivio cartaceo sia elettronico, la modalità di gestione digitale risulta essere quella ideale per ottenere i massimi benefici in termini di reperimento e utilizzo delle informazioni presenti nei documenti che sono oggetto del nostro lavoro o del lavoro degli utenti del nostro archivio.
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