Interviste agli autori del “Manuale di conservazione digitale”
INTERVISTA A PAOLO BARTOLOMEO BUONGIORNO
D. Quali sono le 3 regole d’oro delle “Buone Pratiche” per la conservazione fisica dei documenti?
R. Le best practices da seguire per una corretta conservazione e tenuta degli archivi cartacei, per un outsourcer, non possono prescindere dal:
– rispetto verso gli archivi stessi, intesi come complessi organici di documenti, prodotti da un soggetto che li affida ad un gestore terzo come fossero un proprio organo “pulsante”; archivi intesi come strutture custodi di un patrimonio culturale, storico e sociale che non rappresentano solo il soggetto produttore, ma lo spaccato di un’intera società, calata in un determinato contesto storico e geografico. In questo senso c’è il richiamo ad un concetto più ampio di rispetto, che investe gli archivi con un approccio attento e mirato alle reali esigenze, sia dell’interlocutore che delle sue carte;
– rispetto verso il contesto giuridico e sociale che ha prodotto tali archivi, ossia il rispetto di quei criteri di archiviazione, sedimentazione e conservazione che il soggetto produttore ha adottato ed osservato, sia per la sua natura istituzionale che per consuetudine operativa. E proprio a fronte di tale rispetto, ai criteri già adottati dal soggetto produttore è opportuno affiancare un servizio avveduto di consulenza, mirato all’ottimizzazione della gestione, sedimentazione, conservazione e fruibilità della documentazione e, di conseguenza, ad una sua valorizzazione tout court;
– rispetto verso la normativa che regola la conservazione degli archivi, osservando gli obblighi imposti al produttore/detentore di complessi documentali, primo fra tutti la sicurezza: vanno assolutamente garantiti i requisiti prescritti dal corpus normativo in merito alle caratteristiche degli impianti e degli arredi, ai parametri igro-climatici, ai sistemi antintrusione, ai sistemi di prevenzione e rilevazione incendi, ma anche al rispetto della tutela della privacy e della riservatezza delle informazioni trattate, etc. Infine è necessario garantire il rispetto delle disposizioni tecniche, procedurali e archivistiche condivise con il soggetto produttore, soprattutto riguardo la gestione dello scarto dei documenti, che ha un impatto importante sul rispetto dei complessi archivistici, prima di tutto, e sulla normativa stessa, poi.
D. Come si evolveranno nel futuro i servizi di outsourcing archivistico svolti da società come Bucap?
R. I servizi di outsourcing del futuro evolveranno sempre di più verso nuove soluzioni informatiche che, assecondando le esigenze del mercato, sia pubblico che privato, offriranno infrastrutture tecnologiche più performanti, in grado di sostenere sia l’impatto crescente che avranno gli archivi ibridi sull’archiviazione e la conservazione della memoria di un soggetto produttore, sia l’espansione degli archivi digitali che, come possiamo già constatare, diventeranno la principale realtà con cui confrontarsi.
INTERVISTA AD ALESSANDRO SINIBALDI
D. Per te che sei un esperto del settore IT e che per la stesura di questo Manuale hai analizzato in modo approfondito la questione dei documenti e archivi elettronici, il digitale è da considerare in generale un’opportunità o un rischio?
R. la domanda è interessante ed esprime efficacemente la natura complessa del digitale. Da una parte, infatti, un documento elettronico “pesa” poco e occupa poco spazio fisico rispetto alla sua controparte cartacea, dipende relativamente dal suo supporto, è facilmente ricercabile, può essere inviato velocemente da un mittente a un destinatario che si trova dall’altra parte del globo e può essere rapidamente duplicato. Dall’altra per poterne usufruire esso richiede hardware e software specifici e non ultimo dell’elettricità necessaria a far funzionare il tutto , soffre di rapida obsolescenza a causa del susseguirsi delle tecnologie, del mutare dei formati dei file e del rapido invecchiamento dei supporti (CD, hard disk, nastri ecc.) per non parlare del problema del continuo aggiornamento delle competenze, del vuoto normativo e della relativa gioventù degli strumenti informatici a confronto della lunga storia dell’analogico. E’ questa un’ambivalenza che non va assolutamente sottovalutata per non rischiare di perdere la memoria storica dell’umanità.
D. considerato il fatto che oggi gran parte delle informazioni prodotte o elaborate da un individuo o da un ente è in formato digitale che consigli daresti per permetterne la corretta conservazione?
R. Creare un archivio per la conservazione digitale non è affar semplice: richiede la tecnologia, le risorse economiche e le competenze giuste e i mezzi per il continuo aggiornamento, dal momento che la materia è in continua evoluzione. Per questo è verosimile che i privati sicuramente ma anche le aziende, nella maggior parte dei casi, si affidino a grandi centri condivisi, come ad esempio sta succedendo in Toscana e Emilia, tanto per citare due regioni capofila su queste tematiche. Questo porta al problema della certificazione di un archivio digitale, problema molto sentito soprattutto dagli anglosassoni, che consiste nel valutare nel modo più oggettivo e completo possibile che vengano adottate tutte le best practice necessarie a svolgere correttamente il lavoro di conservazione.
D. Qual è un problema che senti particolarmente nell’ambito della conservazione digitale soprattutto per quanto riguarda l’Italia?
R. L’Italia è un paese che ha una lunga storia nel campo dell’archivistica ma che ha uno scarsissimo peso in ambito informatico rischiando quindi di subire standard e metodologie nati oltreoceano e tarati su realtà molto diverse dalle nostre, con le ovvie forzature che possono derivarne. Il problema è ulteriormente esacerbato dalla congiuntura economica sfavorevole e dai continui tagli alla ricerca che impediscono spesso ai nostri specialisti di andare in missione per sedersi ai tavoli internazionali con le loro controparti degli altri paesi a discutere della nascita dei nuovi standard. Per questo vedo favorevolmente un connubio molto forte su questi argomenti tra centri di ricerca, come le Università, e le aziende. Soprattutto è importante secondo me che si affronti il problema in maniera condivisa, andando verso la creazione di grandi archivi accessibili a quanti abbiano bisogno, enti pubblici, aziende e privati cittadini. Soprattutto ora è necessario non disperdere le forze e ottimizzare al massimo gli investimenti
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