Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Piuma non è solo un software / programma: è un sistema completo di organizzazione, gestione e controllo delle attività del “flusso documentale” nella fase corrente, di deposito e storico ed implementa la gestione del Protocollo Informatico secondo la normativa vigente.
Il protocollo riveste una funzione nodale nella gestione dei flussi di documenti e nella configurazione dei processi di servizio.
Unitamente alle attività di classificazione e fascicolazione definisce un sistema di gestione documentale corretto e avanzato, indispensabile in ogni organizzazione, e sinteticamente consente di:
Da un punto di vista funzionale Piuma comprende:
Le caratteristiche principali che Piuma aggiunge alla Gestione Documentale standard sono:
La funzionalità specifica consente di gestire una o più caselle di posta elettronica semplice e/o certificata (PEC) ed eventuali e-mail inviate da un protocollo interoperabile. In particolare la funzionalità permette di:
Il piano di classificazione o titolario:
Il piano di fascicolazione è l’attività di riconduzione logica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere attivo e riconoscibile nel tempo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa.
Fascicoli (tutti i documenti di una pratica) e serie (tutti i documenti della stessa tipologia) sono aggregazioni archivistiche.
Le aggregazioni devono rispondere a una struttura informativa coerente e unitaria (il sistema di gestione dei documenti e degli archivi) in grado di:
Piuma fornisce supporto alla gestione della Firma Digitale e ne consente l’apposizione utilizzando sia supporti collegati direttamente al computer (Smart Card / Chiavette USB…) sia remoti (HSM).
Piuma include la possibilità di creare flussi di lavoro ad hoc basati sulle specifiche esigenze dell’utente.
I flussi di lavoro possono essere progettati in vari modi, ad esempio utilizzando un designer workflow che supporta il protocollo BPMN 2.0 oppure utilizzando un comune editor di file XML.
È anche possibile integrare il flusso di lavoro con sistemi esterni (ad esempio attraverso WebService – CMIS).
Elemento molto importante è rappresentato dalla possibilità di sviluppare workflow anche complessi senza un’approfondita conoscenza tecnica di specifici linguaggi di programmazione software, consentendo anche all’utente finale di realizzare o modificare workflow complessi e di integrare nuove funzionalità.
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