Piuma: software per la gestione del Protocollo Informatico

Il protocollo informatico: le funzioni

Il protocollo riveste una funzione nodale nella gestione dei flussi di documenti e nella configurazione dei processi di servizio.

Unitamente alle attività di classificazione e fascicolazione definisce un sistema di gestione documentale corretto e avanzato, indispensabile in ogni organizzazione, e sinteticamente consente di:

• Condurre le attività in modo ordinato, efficiente e responsabile;
• Erogare servizi secondo principi di qualità e correttezza;
• Garantire coerenza, continuità e produttività alla gestione e all’amministrazione;
• Assicurare continuità in caso di disastro;
• Soddisfare i requisiti legislativi e regolamentari che comprendono le attività di archiviazione, di verifica (audit) e di controllo;
• Fornire garanzia e supporto nelle controversie legali, conservando le testimonianze delle attività svolte;
• Tutelare interessi e diritti dell’organizzazione e di tutti gli stakeholder, nel presente e nel futuro;
• Sostenere e documentare le attività di ricerca e sviluppo, i progressi e i risultati ottenuti;
• Conservare la memoria dell’organizzazione, degli individui, della collettività e definirne l’identità.

Piuma: per la gestione del Protocollo Informatico

Da un punto di vista funzionale Piuma comprende:

• Registrazione e segnatura di protocollo, in linea con quanto prevista dalla normativa in vigore per la Pubblica Amministrazione (DPR 445/00 e ss.mm.ii.). La segnatura per i documenti con supporto d’origine cartaceo può avvenire tramite la stampa di etichette autoadesive riportanti il codice di protocollo (in chiaro e in codice a barre), la data di protocollazione e il riferimento all’Organizzazione;
• Acquisizione dei documenti da protocollare;
• Gestione caselle email e PEC con acquisizione e protocollazione dei documenti in allegato;
• Classificazione e fascicolazione di tutti i documenti in ingresso, in uscita ed interni all’Organizzazione, in linea con quanto previsto dalla normativa e sulla base del Piano di Classificazione adottato dal Cliente;
• Gestione del profilo dei documenti, costituito da tutti i dati relativi ad un dato documento;
• Tracciamento delle modifiche ai profili documentali, segnalando “chi-quando-cosa”;
• Gestione dei fascicoli/serie documentarie, attraverso la gestione di uno specifico profilo dati e del suo ciclo di vita;
• Gestione del Piano di Classificazione (Titolario e Massimario di Selezione e Scarto);
• Ricerca dei fascicoli/serie documentarie attraverso i dati di profilo e la visualizzazione dei relativi documenti contenuti;
• Ricerca dei documenti attraverso i dati di profilo;
• Gestione utenti, profili ed accessi anche nel rispetto della Legge sulla privacy (L. 196/03) e del GDPR;
• Gestione degli accessi tramite la creazione di gruppi di condivisione dei documenti;
• Visualizzazione del Repertorio dei fascicoli/serie documentarie;
• Versamento dei fascicoli nell’Archivio di Deposito, secondo quanto previsto dal Massimario di selezione e Scarto;
• Segnalazione della data di scarto dei fascicoli/serie documentarie;
• Organizzazione dei documenti in cartelle personali;
• Gestione dei Registri di protocollo con avvio a conservazione digitale a norma;
• Gestione dei Registri di Emergenza in linea con la normativa (DPR 445/00 e ss.mm.ii.) con apposita funzionalità di recupero dei dati senza ritardo al ripristino del Servizio di Protocollo.

Piuma: per la gestione documentale standard

Le caratteristiche principali che Piuma aggiunge alla Gestione Documentale standard sono:

PEC Manager

La funzionalità specifica consente di gestire una o più caselle di posta elettronica semplice e/o certificata (PEC) ed eventuali e-mail inviate da un protocollo interoperabile. In particolare la funzionalità permette di:

• Archiviare le e-mail con i relativi allegati;
• Protocollare in entrata/uscita le e-mail con la possibilità di indicare il documento principale e gli allegati di riferimento;
• Rispondere alle e-mail ricevute con la possibilità di protocollarle;
• Inoltrare le e-mail ricevute;
• Gestire i messaggi di segnatura di protocollo in xml inviati da un sistema di protocollo interoperabile;
• Creare e inviare i messaggi di segnatura di protocollo in xml come definito dalla normativa di settore;
• Avviare alla classificazione e fascicolazione il documento di corrispondenza.

Titolario & Fascicolazione

Il piano di classificazione o titolario:

• Consente di ricondurre ogni documento a una classe o una tipologia e a posizionarlo in un fascicolo o in una serie;
• È uno strumento di sedimentazione ordinata e razionale per organizzare e ricercare i documenti;
• Consiste nell’attribuire tutti i documenti prodotti, nel momento della loro formazione e acquisizione, ad una partizione del sistema di classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’amministrazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente;
• Guida la formazione dei fascicoli e delle serie (tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione).

Il piano di fascicolazione è l’attività di riconduzione logica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere attivo e riconoscibile nel tempo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa.

Fascicoli (tutti i documenti di una pratica) e serie (tutti i documenti della stessa tipologia) sono aggregazioni archivistiche.

Le aggregazioni devono rispondere a una struttura informativa coerente e unitaria (il sistema di gestione dei documenti e degli archivi) in grado di:

• Facilitare la ricerca e la localizzazione dei documenti e dei fascicoli anche a distanza di tempo;
• Individuare e documentare responsabilità definite e coerenti.

Firma Digitale

Piuma fornisce supporto alla gestione della Firma Digitale e ne consente l’apposizione utilizzando sia supporti collegati direttamente al computer (Smart Card / Chiavette USB…) sia remoti (HSM).

Digital Workflow

Piuma include la possibilità di creare flussi di lavoro ad hoc basati sulle specifiche esigenze dell’utente.

I flussi di lavoro possono essere progettati in vari modi, ad esempio utilizzando un designer workflow che supporta il protocollo BPMN 2.0 oppure utilizzando un comune editor di file XML.

È anche possibile integrare il flusso di lavoro con sistemi esterni (ad esempio attraverso WebService – CMIS).

Elemento molto importante è rappresentato dalla possibilità di sviluppare workflow anche complessi senza un’approfondita conoscenza tecnica di specifici linguaggi di programmazione software, consentendo anche all’utente finale di realizzare o modificare workflow complessi e di integrare nuove funzionalità.