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Software Gestionale Marica

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Applicativo gestionale su Database relazionale

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L’attività di registrazione informatica viene svolta tramite l’utilizzo del software di gestione archivio MARICA, applicazione client/server per la gestione di archivi di documenti cartacei, realizzata e gestita interamente dai sistemisti e programmatori del nostro Servizio Sistemi Informativi.

Il software è utilizzabile in tutti gli ambienti compatibili con il mondo Windows, il mondo Unix ed il mondo VMS ed è in grado di operare sia su rete locale (LAN) sia su rete remota (WAN).
MARICA è un sistema parametrico in grado di adattarsi alla gestione di serie archivistiche differenti attraverso la semplice manipolazione della maschera che le andrà a contenere.

La base dati utilizza come motore relazionale Ingres della Computer Associates.

Il sistema della base dati risulta estremamente aperto in quanto multipiattaforma e facilmente interrogabile da procedure locali e remote, ivi comprese applicazioni Web like (Intranet, Extranet, Internet).

Le principali funzioni messe a disposizione dal software Marica sono:

• Gestione serie archivistiche
• Gestione dei documenti
• Gestione delle richieste di documenti
• Gestione dei rientri di documenti da consultazione
• Gestione degli spazi disponibili in archivio
• Gestione del macero dei documenti
• Gestione degli utenti
• Gestione report

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Gestione serie archivistiche

• Creazione di una nuova serie archivistica: questa funzione permette di definire in modo semplice e completamente dinamico la maschera che andrà a contenere una nuova serie archivistica. Il programma, a fronte di tale nuova definizione, è immediatamente pronto alla gestione della nuova serie archivistica.
• Modifica parametri di lavorazione di una serie archivistica: i parametri di lavorazione di una serie archivistica possono essere cambiati in qualsiasi momento da operatori autorizzati e l’effetto del cambiamento è immediatamente visibile a tutta l’applicazione.

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Gestione dei documenti

• Inserimento nuovo documento: in base alle regole definite sulla maschera relativa ad una serie archivistica, questa funzione permette la presa in carico di un nuovo documento. In questa fase viene attribuita al nuovo documento una ubicazione nel magazzino ed una segnatura archivistica mediante l’applicazione di un’etichetta barcode
• Consultazione documento: imputando i valori alle chiavi di ricerca definite per la particolare serie archivistica, vengono recuperate tutte le informazioni associate al documento da ricercare. Tra le altre informazioni viene evidenziata l’ubicazione in magazzino e la presenza o meno dell’originale cartaceo (il documento potrebbe essere momentaneamente non disponibile perchè richiesto in originale dal cliente)
• Variazione dati documento: i dati relativi ad un documento possono essere modificati, ad esempio, in caso di presa in carico di un aggiornamento dello stesso che segnali delle variazioni alla sua anagrafica.

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Gestione delle richieste di documenti

• Inserimento richiesta di un documento: a fronte di una richiesta da parte di un utente, questa funzione permette di estrarre il documento dall’archivio. È possibile in questa fase indicare la persona che richiede il documento, il tipo di richiesta da effettuare e l’eventuale luogo di consegna del documento. A fronte di una richiesta i possibili esiti possono essere:
  • Richiesta evadibile
  • Richiesta non evadibile perché il documento non è in carico
  • Richiesta non evadibile perché il documento è già in richiesta e quindi fisicamente presso il cliente.
• Stampa elenco documenti richiesti per ricerca in magazzino: viene prodotto un tabulato che, ottimizzando il tragitto del magazziniere, fornisce indicazioni sui documenti da estrarre dal magazzino.
• Stampa elenco documenti richiesti per consegna al cliente: viene prodotto un tabulato che, per ogni richiedente, indica l’elenco dei documenti richiesti e l’esito della richiesta.

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Gestione dei rientri di documenti da consultazione

• Registrazione del rientro di un documento: attraverso questa funzione vengono marcati come in carico, ovvero “presenti in magazzino”, i documenti che rientrano dopo una consultazione in originale da parte del cliente e che quindi risultavano marcati come “mancanti”.
• Stampa elenco documenti rientrati per riposizionamento: viene prodotto un tabulato che, ottimizzando il tragitto dell’archivista, fornisce indicazioni sui documenti da riposizionare nel magazzino.

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Gestione degli spazi disponibili in archivio

• Gestione dei magazzini: funzione attraverso cui vengono definiti nuovi magazzini.
• Gestione degli scaffali: insieme di funzioni attraverso le quali vengono creati gli scaffali all’interno di un magazzino e vengono gestiti tutti gli spazi su di essi disponibili.
• Prenotazione spazi: la funzione consente di assegnare gli spazi ai clienti e alle serie archivistiche che andranno archiviate negli stessi. Inoltre, in fase di lavorazione, lo spazio è prenotato da un singolo operatore. La gestione risulta quindi ben definita sia a livello di serie archivistica che a livello degli operatori che la gestiscono.
• Riubicazione documenti: funzione di spostamento di documenti da un’ubicazione ad un’altra. La riubicazione può avvenire anche tra magazzini diversi.
• Compattamento spazio non utilizzato: gli spazi eventualmente lasciati vuoti da documenti non più presenti, ad esempio macerati, possono essere compattati in modo da essere riutilizzati.

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Gestione del macero dei documenti

• Elaborazione proposta macero
• Stampa per ricerca
• Conferma stato macerazione
• Macerazione.

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Gestione degli utenti

La sicurezza viene garantita attraverso una gestione degli utenti in base al livello di loro competenza. Attraverso una login ed una password un utente può accedere esclusivamente al sottoinsieme delle funzionalità messe a disposizione da MARICA per le quali è abilitato.

Tali restrizioni agiscono non solo sui singoli moduli (utenti autorizzati ad esempio alle sole visualizzazioni), ma anche al tipo di utilizzo del modulo (utenti autorizzati ad effettuare ricerche trasversali).

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Gestione report

Insieme di funzionalità attraverso le quali è possibile emettere reportistiche varie relative ad esempio all’occupazione degli spazi, alle movimentazioni dei documenti, alle movimentazioni per richiedente, etc.

Tramite le funzioni del proprio sistema di gestione archivi (MARICA), siamo in grado di effettuare la stampa di report gestionali contenenti:

1. carico e scarico dell’archivio
2. l’elenco delle unità archivistiche presenti in archivio, uscite per consultazione, non evadibili
3. con indicazione della segnatura archivistica apposta con etichetta con codice a barre (tracking delle unità d’archivio)
4. l’elenco delle unità documentali in consultazione, con l’indicazione specifica dell’utente presso il quale il documento si trova
5. dati di sintesi sulle movimentazioni effettuate (per singolo documento e/o per periodo)
   statistiche analitiche e sintetiche
6. lettere di sollecito per la restituzione della documentazione uscita per consultazione e non rientrata entro un periodo di tempo concordato.

Si precisa che le funzionalità di MARICA consentono, in ogni caso, di ottenere qualsiasi tipo di report estraibile da una base dati relazionale.

Viene garantita, in qualunque momento della gestione, l’esportabilità dei dati registrati nel sistema, nel formato prescelto dal cliente (Access, Excel, ASCII).

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