Servizi di Back Office
Controllo e validazione dei dati e documenti, outsourcing di processi di gestione del flusso documentale
Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Servizi di Back Office e Outsourcing dei processi
Bucap è in grado svolgere, per conto del Cliente, attività gestionali e di controllo sui documenti e/o sui processi. I servizi di BPO (Business Process Outsourcing) permettono di ottenere numerosi benefici che comportano un importante impatto in termini di risparmio economico.
Nel complesso mondo delle attività di BPO svolte da Bucap, si descrivono a seguire alcuni dei principali servizi svolti:
- selezione dei documenti, controllo della presenza di dati/firme/documenti
- acquisizione dati e generazione/aggiornamento di database, attraverso data entry manuale o cattura automatica dati
- teleprocessing, con rilevazione, controllo, correzione di dati tramite ricerca su database del Cliente, su web o attività di call center.
I servizi di Back Office e BPO permettono di ottenere i seguenti benefici operativi ed economici:
- ottimizzazione delle risorse e degli strumenti
- maggiori livelli qualitativi e migliori tempistiche
- agevole gestione dei flussi lavorativi non continuativi e dei picchi.
A seguire un esempio di processo BPO:
- Progettazione personalizzata dei processi di lavorazione in base alle specifiche necessità del Cliente e alle diverse tipologie documentali
- Controllo della conformità tra check list e i documenti, con conseguente personalizzazione dei software gestionali di controllo
- Attività di analisi e classificazione dei singoli documenti che costituiscono il fascicolo in lavorazione
- Verifica della presenza dei documenti e tracciatura dei riscontri su sistema informatico Bucap o del Cliente.
- Controllo della presenza delle firme obbligatorie
- Controllo della presenza delle vistature previste
- Acquisizione ottica e pubblicazione su portale web Bucap, o del Cliente, di tutti i documenti presenti
- Reperimento e integrazione a sistema dei documenti/dati mancanti tramite emissione di lettere di sollecito, ricerca su database Cliente, su web o attività diretta di Call Center.
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