Il servizio di consulenza archivistica offerto da Bucap SpA è modellato sulle attività specifiche di ciascuna fase dell’archivio (corrente, deposito e storico) sia per quanto riguarda l’ambiente cartaceo sia per l’ambiente digitale.
Gli specialisti Bucap erogano da oltre 40 anni attività di consulenza archivistica, fornendo un servizio di elevata qualità rivolto a Pubbliche Amministrazioni, Privati e Archivi storici. Il know-how maturato ha permesso di poter delineare servizi mirati che permettono di soddisfare completamente le esigenze del committente e che sono di seguito elencati:
Strumento principale per la formazione di un archivio coerente e funzionale. Si tratta dell’insieme delle voci logiche gerarchicamente strutturate e articolate in livelli stabiliti sulla base delle funzioni e delle materie di competenza dell’ente.
Il Piano di Classificazione risulta essenziale in ambiente digitale, perché è la griglia logica basilare su cui erigere qualsiasi sistema informatico di gestione documentale. La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda al fine di creare uno strumento dinamico e che ne rispecchi le esigenze.
Strumento principale per la formazione di un archivio coerente e funzionale articolato in fascicoli (in particolare in ambio digitale). Lo strumento dettaglia ulteriormente il Piano di Classificazione – di cui è un naturale emanazione – fornendo le regole di creazione delle unità archivistiche/fascicoli e delle serie. La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda al fine di creare uno strumento dinamico e che ne rispecchi le esigenze.
Strumento che fornisce indicazioni sui tempi di tenuta e sulla destinazione finale (distruzione/conservazione) dei documenti prodotti e/o acquisiti in relazione alle tipologie di unità archivistiche/fascicoli.
La definizione di tempistiche certe e condivise di selezione e scarto permette di agevolare le pratiche di scarto periodico, risparmiando spazio tanto in termini di locali (per gli archivi cartacei) quanto in termini di storage (per gli archivi digitali). La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda ed analisi normativa.
Documento attraverso il quale vengono delineati i principi e definite le regole per la gestione dei documenti prodotti e archiviati dalle pubbliche amministrazioni. Il Manuale di Gestione, previsto dalla normativa, deve essere integrato con tutti gli altri strumenti archivistici ed il Manuale di Conservazione, e deve descrivere nel dettaglio ruoli, responsabilità, strumenti e sistemi in uso presso una Pubblica Amministrazione. La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda e seguendo i riferimenti di normativa e casi d’uso.
Il manuale di conservazione è uno strumento operativo che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del Sistema di conservazione. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di conservazione.
La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda e seguendo i riferimenti di normativa e casi d’uso.
Gli specialisti Bucap si occupano di effettuare attività di assessment e gap analysis dei sistemi documentali in uso presso una determinata realtà. La gap analysis ha per oggetto sia i sistemi di gestione documentale o in generale i sistemi che producono, gestiscono e conservano documentazione sia gli strumenti in essere (Piano di Classificazione, Piano di Fascicolazione, Piano di Conservazione, Manuale di Gestione e Manuale di Conservazione). La gap analysis analizza la situazione attuale e dirige il processo di evoluzione verso la condizione desiderata, in termini di tempi e costi.
Un workflow documentale è un insieme di procedure standardizzate e replicabili il cui scopo è rendere più semplici, veloci ed efficienti la creazione, la validazione e la condivisione dei documenti che, ogni giorno, sono necessari per lo svolgimento delle attività in una PA o in un’azienda.
Gli specialisti Bucap supportano la fase iniziale di implementazione (analisi dell’ente produttore dei documenti nei suoi aspetti istituzionali, organizzativi e archivistici, individuazione delle esigenze di gestione documentale, definizione dei modelli con riferimento alla normativa, generale e speciale, e alle best practice) e di formazione agli utenti, necessaria all’impostazione di un Sistema di gestione documentale e di protocollo informatico.
Gli specialisti Bucap si occupano della attività di riordino di qualsiasi archivio di deposito, necessario al committente per lo svolgimento della sua attività. Tale attività di riordino è fondamentale nell’ambito delle attività di presa in carico di archivi pregressi (link), ma può essere eseguita anche come attività a sé stante, nel caso di archivi di piccole e medie dimensioni. Gli archivisti Bucap presentano al committente, al termine dell’attività di riordino, una relazione che illustra i criteri seguiti, struttura dell’archivio, funzionamento degli elenchi descrittivi e topografici redatti.
Con il termine elenco si intende lo strumento che descrive un archivio:
L’insieme delle attività di riordino ed inventariazione dell’archivio sono svolte nel rispetto del vincolo archivistico con l’ausilio dei principali software e criteri di descrizione archivistica (ISAAR-CPF, ISAD-G, ISIAH).
Gli archivisti specializzati Bucap procedono:
Gli specialisti Bucap si occupano della redazione di progetti relativi ad attività di digitalizzazione di materiale documentario e della sua valorizzazione per qualsiasi archivio storico-culturale.
Gli specialisti Bucap si occupano di erogare attività di formazione su qualsiasi tematica toccata dall’attività di consulenza archivistica. Il programma formativo è assolutamente flessibile sulla base di eventuali esigenze espresse e prevede sia attività formativa standard che assistenza e affiancamento in modalità on the job.
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Tutte le risposte sui servizi Bucap
Digital Document