Processi paperless: eliminare la carta in ufficio

Bucap può vantare anni di esperienza e grandi competenze nell’implementazione di processi paperless per migliorare l’efficienza lavorativa.

Bucap è il partner professionale in grado di assistere e supportare il Cliente nell’implementazione di sistemi e processi digitali in ottica paperless. Grazie all’esperienza trentennale nell’ambito della gestione documentale, della digitalizzazione dei processi e della dematerializzazione dei documenti, Bucap ha sviluppato un proprio modello di analisi e di implementazione dei processi paperless basato sui principali standard nazionali ed internazionali.

L’approccio metodologico combina elementi di analisi e di riprogettazione dei processi documentali, offrendo la combinazione di tre principali servizi:

Consulenza sui processi e sui relativi impatti organizzativi;
Consulenza normativa e archivistica;
Consulenza tecnologica.

Grazie alle competenze specialistiche sviluppate, ed in particolare alla cultura archivistica alla base della qualità dei servizi professionali offerti dalla propria struttura, Bucap è in grado di supportare ogni tipo di Organizzazione, pubblica o privata, con servizi di consulenza organizzativa, normativa e tecnologica indirizzati alla trasformazione paperless. Tale approccio è fondato sulla ricognizione dei requisiti imposti dalla normativa, interpretati in un’ottica archivistica, affinché ciascun processo e documento digitale prodotto sia aderente ai vincoli normativi di riferimento e possa massimizzare i benefici per il Cliente.

Descrizione del servizio

Bucap propone un servizio professionale specialistico di:

Analisi dei processi, basata sull’individuazione dei processi di business coinvolti, definizione dei requisiti, degli obiettivi e dei referenti operativi, nonché delle metodologie da adottare per la creazione di valore attraverso la realizzazione di processi paperless;
Progettazione dei nuovi flussi ed identificazione degli interventi correttivi e/o migliorativi nel rispetto della compliance normativa, nazionale e di settore, in materia di gestione documentale paperless;
Formulazione di soluzioni, tempi e costi, spesso basati sull’evoluzione di un sistema di gestione documentale e/o sistemi verticali di gestione delle informazioni e dei documenti;
Implementazione e monitoraggio della soluzione individuata.

Gap analysis

Ogni progetto, modellato sulle esigenze e le necessità del Cliente, ha come output finale un documento di gap analysis che prevede:

L’analisi e la definizione della situazione in essere (“AS IS”) per quanto attiene la gestione documentale, flussi e processi correlati;
L’identificazione delle criticità, delle esigenze e delle necessità, espresse e inespresse, e delle opportunità di miglioramento;
L’individuazione delle ipotesi e proposte evolutive (“TO BE”) finalizzate alla creazione di valore attraverso la realizzazione di processi paperless, con la comparazione di costi, tempi e benefici.

Vantaggi e benefici

I principali vantaggi e benefici, nel breve e lungo periodo, che si possono perseguire da una reingegnerizzazione dei propri flussi documentali basati su processi paperless sono:

Riduzione dei rischi di perdita dei documenti e quindi delle informazioni in essi contenuti, anche attraverso la condivisione delle modalità e delle impostazioni di gestione dei documenti tra gli utenti coinvolti;
Riduzione dei tempi e dei costi di ricerca e condivisione delle informazioni attraverso l’adozione di soluzioni e strategie che garantiscano il reperimento puntuale e veloce della documentazione e l’esatta collocazione dei documenti all’interno del flusso operativo;
Certezza del dato registrato e ricercato attraverso l’adozione di un sistema di gestione dei documenti che garantisca l’autenticità e l’affidabilità delle informazioni;
Agevolazione dell’attività di trattamento dei dati personali secondo quanto previsto dal GDPR – Regolamento UE 2016-679;
Riduzione dei tempi e dei costi attraverso la facilitazione del turnover delle risorse coinvolte nella attività e nei processi documentali;
Supporto alle attività di governance & compliance.

Professionisti della gestione documentale

Il servizio è svolto da personale Bucap altamente specializzato che può garantire:

Competenze trasversali nella digitalizzazione dei processi e dei documenti, in grado di interpretare e risolvere aspetti legali, di scienze archivistiche, di compliance, di Information ed Innovation Technology;
Elevata e comprovata esperienza nella strutturazione, implementazione e gestione di progetti di dematerializzazione e digitalizzazione;
Pluriennale esperienza in ambito di consulenza e di project management.