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Digitalizzazione dei documenti

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Bucap ha sviluppato un sistema altamente efficiente e flessibile per la digitalizzazione dei documenti analogici e per la gestione elettronica dei flussi documentali.

I progetti di digitalizzazione e di dematerializzazione sono mirati alla produzione di documenti informatici legalmente validi, in grado di sostituire l’originale documento analogico, garantendo comunque piena conformità normativa e continuità operativa.

Come digitalizzare i documenti cartacei?

Bucap progetta e sviluppa sistemi automatizzati per la gestione elettronica dei procedimenti amministrativi, in linea con i principi di trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità. Inoltre, la qualità dei documenti informatici prodotti rispetta già i requisiti necessari per la successiva conservazione digitale a norma.

Ogni flusso documentale prevede specifiche attività da svolgere:

Si tratta di una pratica in cui vengono eseguite azioni di allestimento fisico della documentazione, preliminari all’acquisizione ottica.
In questa fase i documenti analogici vengono digitalizzati e trasformati in formato digitale attraverso l’utilizzo di scanner professionali. Successivamente vengono effettuati dei controlli circa la qualità delle immagini acquisite, verificandone la pulizia, eventuali fogli bianchi e l’orientamento nel senso di lettura. Nel caso in cui dovesse essere accertata la scarsa qualità, verrà effettuato un rescan.
Grazie ad avanzate funzionalità di machine learning e intelligenza artificiale, il sistema di gestione elettronica di Bucap permette una classificazione estremamente accurata, oltre le consuete funzionalità di OCR, barcode recognition e optical mark recognition.
In questa fase diviene fondamentale associare al documento tutti i metadati necessari per garantire una ricerca rapida e precisa in futuro. Il processo può avvenire manualmente da parte dell’operatore Bucap, ma anche grazie all’utilizzo di differenti motori di OCR. Il sistema Bucap offre anche la possibilità di comunicare con base dati esterne per arricchire i documenti di metadati non presenti sul documento stesso.
L’ultima fase del flusso consiste nel rilasciare le immagini e i metadati del documento sul sistema scelto dal Cliente. Questi possono essere trasmessi in automatico sul software proprietario B-CoD o sul portale Archiweb. Tuttavia, le immagini possono essere inviate direttamente ai sistemi del Cliente attraverso l’utilizzo di canali sicuri, quali sFTP, FTPS e VPN. Un’altra soluzione per il rilascio delle immagini e dei metadati prevede la possibilità di ospitare storage del Cliente, per copiare direttamente sullo stesso il prodotto della gestione elettronica dei documenti. Grazie all’esperienza e al know-how normativo e tecnico, è possibile personalizzare l’intero flusso, al fine di ottenere tutte le garanzie in termini di controlli e consistenza della documentazione, per conseguire sia la Certificazione di Processo che la Certificazione di Risultato.

Per chi desidera mantenere anche gli originali cartacei, Bucap mette a disposizione un servizio di archiviazione fisica altamente qualificato, assicurando la conservazione ordinata e sicura dei documenti.

In alternativa, aziende, enti e studi professionali possono procedere autonomamente alla scansione ottica dei propri archivi, dotandosi degli strumenti adeguati. Bucap propone scanner professionali selezionati dai migliori brand del mercato, offrendo soluzioni versatili e affidabili per massimizzare l’efficienza e la qualità dei processi di digitalizzazione.