Bucap ha realizzato un sistema altamente efficiente per la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione elettronica dei flussi documentali.
Realizziamo progetti volti alla digitalizzazione e alla dematerializzazione dei supporti documentali al fine di produrre un documento informatico in grado di sostituire l’originale documento cartaceo.
Il sistema, molto flessibile in termini di configurazione, ci permette di poter pianificare le attività anche in modalità geografica distribuita. Grazie a tale modalità organizzativa, è ad esempio, possibile effettuare la normalizzazione e la scansione presso la sede del cliente e le successive attività presso le nostre sedi.
Bucap crea le condizioni organizzative funzionali e tecnologiche per la progettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemi automatizzati al fine di gestire i procedimenti amministrativi in modo elettronico, in linea con i principi di trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità. La qualità dei documenti informatici prodotti dai nostri sistemi risulta, inoltre, già adeguata al successivo step di conservazione digitale a norma.
Ogni flusso documentale prevede delle specifiche attività da svolgere. Le principali fasi del processo di digitalizzazione sono:
Si tratta di una fase del procedimento di gestione elettronica documentale in cui vengono eseguite tutte le azioni di allestimento fisico della documentazione, preliminari all’acquisizione ottica.
In questa fase si crea un database di immagini elettroniche grazie all’utilizzo di una vasta e completa gamma di scanner professionali.
Le immagini possono essere scansionate in b/n, scala di grigio e a colori nelle varie risoluzioni e in diversi formati concordati con il cliente: file TIF, file PDF, etc…
Successivamente vengono effettuati dei controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:
Il sistema di gestione elettronica dei documenti da noi realizzato, grazie ad avanzate funzionalità di machine learning ed intelligenza artificiale, oltre le consuete e più conosciute funzionalità di OCR, barcode recognition e optical mark recognition, permette una classificazione estremamente accurata.
Il sapiente utilizzo delle nuove tecnologie, unitamente ad una esperienza pluridecennale in ambito documentale, ci permette di analizzare e definire il task di classificazione nel modo più appropriato e performante possibile.
Successivamente alla classificazione, è necessario corredare il documento di tutti quei metadati che ne permettano in futuro una ricerca veloce e puntuale. Il sistema, oltre a permettere la normale attività di indicizzazione manuale da parte dell’operatore, si avvale di differenti motori di OCR per estrapolare le informazioni peculiari di un qualsiasi documento.
Il sistema offre, inoltre, la possibilità di colloquiare con base dati esterne al fine di arricchire i documenti di metadati non presenti sul documento stesso.
L’ultima fase del flusso consiste nel rilasciare le immagini e i metadati dei documenti lavorati sul sistema scelto dal cliente. Nativamente possono essere trasmessi in automatico sul nostro prodotto di enterprise content management B-Next ECM o sul nostro portale ArchiWeb.
Attraverso l’utilizzo di canali sicuri quali sFTP, FTPS e VPN dati e immagini possono essere inoltre inviati direttamente ai sistemi del cliente.
Una ulteriore modalità prevede la possibilità, sfruttando il nostro data center, di ospitare storage del cliente per copiare direttamente sullo stesso il prodotto dalla gestione elettronica dei documenti.
Grazie all’esperienza e al know-how normativo e tecnico in ambito documentale, è possibile personalizzare il flusso di digitalizzazione e dematerializzazione al fine di ottenere tutte le garanzie in termini di controlli e consistenza della documentazione oggetto di lavorazione per conseguire sia la Certificazione di processo che la Certificazione di risultato rilasciabile da un Notaio o da un Pubblico Ufficiale.
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