Il servizio di Conservazione Digitale comprende un insieme di attività e processi orientati alla gestione e alla protezione a lungo termine dei documenti digitali. Tale servizio, oltre a garantire la tutela del documento nel tempo, assicura che esso sia accessibile, leggibile e facilmente reperibile in qualsiasi momento, da parte dei soggetti autorizzati.
La conservazione digitale non è da confondere con i “Sistemi di archiviazione informatici”, in cui i documenti vengono semplicemente conservati tramite applicativi, quali Sistemi di gestione documentale, Sistemi di protocollo informatico, Sistemi di fatturazione elettronica, etc.
Il servizio di conservazione offerto da Bucap, rivolto tanto alle PA quanto ai privati, aderisce completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente e agli standard di riferimento (OAIS, Uni SInCRO e PreMIS), garantendo l’accesso agli oggetti digitali conservati (archiviazione telematica) per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Questo accreditamento garantisce la conformità ai più elevati standard di sicurezza, affidabilità e protezione dei dati previsti dalle normative nazionali ed europee. La presenza nel catalogo ACN consente l’erogazione di servizi cloud qualificati alla Pubblica Amministrazione, nel pieno rispetto delle linee guida AGID e delle disposizioni del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).
Sebbene non tutti i documenti necessitino di un processo di conservazione digitale obbligatorio, questo è fortemente consigliato per tutti i documenti elettronici che abbiano valore giuridico, fiscale o legale per il produttore. Con la conservazione digitale, è possibile salvaguardare la legittimità e l’integrità di informazioni fondamentali, evitando che il passare del tempo, l’obsolescenza tecnologica o eventuali guasti hardware compromettano il loro valore.
La Conservazione Ottica Sostitutiva (COS) è stata introdotta in Italia con il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, noto come Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Questo decreto stabiliva le modalità per la digitalizzazione dei documenti cartacei e la loro conservazione elettronica con valore legale.
Attualmente, la Conservazione Digitale è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle sue successive modifiche, che disciplinano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici nella pubblica amministrazione e nel settore privato, di documenti sia nativi digitali sia per la digitalizzazione di documenti originali cartacei.
Nel paragrafo 22 del Codice dell’amministrazione digitale, intitolato “Documenti informatici originali e copie. Formazione e conservazione” si cita testualmente: “Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte…”, mentre le norme tecniche mediante le quali deve avvenire il servizio di archiviazione ottica sostitutiva sono state dettate dal CNIPA.
Con la Deliberazione 19 febbraio 2004 è sempre il CNIPA, all’articolo 5, a prevedere che “il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati”.
Il Servizio di conservazione digitale erogato da Bucap include l’assunzione delle Responsabilità del processo di conservazione che la normativa prevede. Il Servizio include assistenza tecnica, normativa e archivistica necessarie a impostare un corretto servizio di conservazione digitale secondo gli standard e la normativa vigente.
