La dematerializzazione certificata consente di ottenere un documento informatico che mantenga contenuto e forma identici all’originale analogico, con pieno valore legale.
Introdotta dalla normativa italiana nell’ambito della digital transformation, questa modalità si basa su un processo di acquisizione ottica certificata che garantisce autenticità, integrità e conformità alle disposizioni di legge.
Le copie per immagine su supporto informatico, se realizzate secondo i requisiti previsti, possono sostituire a tutti gli effetti gli originali analogici, adempiendo agli obblighi di conservazione stabiliti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (artt. 22 e 23-ter).
La normativa attuale prevede due modalità di dematerializzazione certificata:
Il servizio di Bucap si articola in sette attività principali:
La certificazione di processo attesta che le copie per immagine su supporto informatico, derivate da documenti analogici, siano conformi agli originali, in quanto prodotte secondo procedure conformi alla normativa vigente.
In questa modalità, il Notaio o Pubblico Ufficiale non autentica i singoli documenti, ma certifica l’idoneità dell’intero processo a generare copie conformi.
Le copie digitali così ottenute possiedono elevata efficacia probatoria, con valore legale fino al disconoscimento (art. 2712 c.c.).
A differenza della precedente, questa modalità prevede, oltre alla certificazione di processo, un’attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale, che conferisce al documento informatico un valore probatorio più elevato.
Se la conformità all’originale è garantita da un notaio o pubblico ufficiale, la copia digitale assume valore probatorio privilegiato (piena prova fino a querela di falso – art. 2700 c.c.);
Se invece la conformità è attestata da un soggetto privato, la copia ha valore probatorio ordinario (piena prova fino a disconoscimento – art. 2712 c.c.).
Entrambe le modalità sono finalizzate a garantire la validità giuridica dei documenti digitali, seppur con valore probatorio diverso, in quanto basate su processi certificati che rispettano rigorosi standard di qualità, sicurezza, tutela ambientale e protezione dei dati personali.
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.
Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell’art. 22, comma 5, del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni.
Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, maggio 2021.
