La normativa italiana, con l’obiettivo di favorire la digital transformation, ha introdotto la possibilità di procedere con la dematerializzazione dei documenti analogici tramite un processo di acquisizione ottica certificata.
Questa modalità prevede che le copie per immagine su supporto informatico, se realizzate secondo i requisiti di legge, possano sostituire a tutti gli effetti gli originali analogici, assolvendo gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente (in particolare articoli 22 e 23-ter del Codice dell’Amministrazione Digitale).
La normativa attuale prevede due modalità di dematerializzazione certificata:
Il servizio offerto da Bucap si articola in sette attività principali:
1. Analisi preliminare della documentazione;
2. Definizione del processo di dematerializzazione e certificazione;
3. Attività di dematerializzazione;
4. Verifica dei documenti digitali prodotti;
5. Emissione dell’attestazione di risultato;
6. Invio al Sistema di Conservazione Digitale accreditato AgID;
7. Consultazione online della documentazione digitalizzata certificata;
La certificazione di processo attesta che le copie per immagine su supporto informatico, derivate da documenti analogici, siano conformi agli originali, in quanto realizzate tramite procedimenti conformi alla normativa vigente.
In questo tipo di servizio, il Notaio o Pubblico Ufficiale non autentica ciascun documento singolarmente, ma certifica che l’intero processo adottato è idoneo a produrre copie conformi agli originali.
Ciò attribuisce alle copie digitali una forte efficacia probatoria, con valore legale fino al disconoscimento (ai sensi dell’art. 2712 del Codice civile)
Oltre alla certificazione di processo, prevede un’attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale.
Questo consente di attribuire un valore probatorio dematerializzazione con risultato certificato più elevato al documento informatico generato:
Se la conformità all’originale è garantita da un notaio o pubblico ufficiale, la copia digitale assume valore probatorio privilegiato (piena prova fino a querela di falso – art. 2700 c.c.);
Se invece la conformità è attestata da un soggetto privato, la copia ha valore probatorio ordinario (piena prova fino a disconoscimento – art. 2712 c.c.).
Entrambe le modalità sono finalizzate a garantire la validità giuridica dei documenti digitali, seppur con valore probatorio diverso, in quanto basate su processi certificati che rispettano rigorosi standard di qualità, sicurezza, tutela ambientale e protezione dei dati personali.
Le lavorazioni vengono svolte da personale interno altamente qualificato attraverso l’utilizzo di tecnologie di scansione avanzate.
Bucap garantisce il massimo livello di sicurezza per i documenti informatici prodotti, inviandoli nel proprio Sistema di Conservazione Digitale accreditato presso AgID, in conformità alla normativa vigente.
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71.
“Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell’art. 22, comma 5, del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni”.
CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ss.mm.ii.
Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, maggio 2021.
