La gestione documentale e degli archivi, siano essi fisici o digitali, rappresenta una realtà cruciale per aziende, professionisti, enti e organizzazioni, spesso infatti un archivio mal gestito comporta una generale disorganizzazione del lavoro e la conseguenza di indesiderati costi nascosti.
La Bucap vanta un’esperienza trentennale da leader nel settore della gestione degli archivi e dei documenti e questo le permette di offrire un ampio ventaglio di servizi, certificati secondo gli standard di qualità ISO, nell’ambito della complessa gestione documentale cartacea e digitale.
Oltre che su un know how di elevato profilo, i servizi di gestione documentale della Bucap si fondano su un continuo aggiornamento delle prassi di archiviazione secondo la normativa vigente e sull’impiego di tecniche e tecnologie informatiche all’avanguardia.
I servizi della Bucap nel campo della gestione archivi sono un insieme di proposte di management documentale che vanno dal semplice stoccaggio e conservazione di archivi cartacei (archivi di deposito o storici), alla trasformazione del patrimonio informativo analogico in archivio digitale; dalla consulenza e formazione archivistica, alla progettazione di architetture di workflow documentale e all’implementazione di un protocollo informatico.
Il servizio di gestione dei documenti cartacei aiuta il Cliente a liberarsi di ingombranti e costosi archivi analogici, mentre il servizio di acquisizione ottica e di protocollo informatico ne snellisce e semplifica la gestione documentale. Invece, il servizio di conservazione a lungo termine tramite la microfilmatura che è proposto dalla Bucap garantisce la longevità ai documenti più preziosi. Grazie a questo particolare supporto, i documenti affidati ai microfilm hanno una vita che può arrivare fino a 500 anni, per una conservazione a lungo termine.
Quando l’archiviazione digitale risponde ai requisiti dettati dalle norme in materia di conservazione elettronica dei documenti, grazie all’ausilio di strumenti quali la firma digitale e la marca temporale, nasce la conservazione digitale (sostitutiva). La Bucap, oltre a svolgere tutte le operazioni necessarie ad avviare i documenti a conservazione digitale secondo le normative vigenti, assumere il ruolo di Responsabile della conservazione, sgravando il Cliente dagli oneri legati a tale responsabilità.
A testimonianza di una professionalità orientata a garantire il massimo dell’affidabilità e della qualità dei risultati i servizi prestati dalla Bucap nel campo dell’archiviazione dei documenti vanta la Certificazione del Sistema di Qualità ISO 9001 cod. 35 per i servizi di gestione documentale, nello specifico per il “Servizio di Conservazione e gestione fisica e ottica dei documenti attraverso l’utilizzo di Sistemi informatici” e la Certificazione del Sistema di Qualità ISO 9001 cod.33 per la “Progettazione, manutenzione e sviluppo software per sistemi di archiviazione e gestione documentale”.
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