Bucap offre un servizio completo e altamente specializzato di archiviazione e gestione documentale, che comprende tutte le attività previste per garantire la corretta tenuta del patrimonio documentale dei Clienti, nel rispetto delle normative vigenti e dei criteri di efficienza ed economicità. La documentazione viene conservata in locali specifici, attrezzati e protetti da sistemi di sicurezza avanzati. La struttura è dotata di impianti a scaffalatura a ripiano, robotizzati e segregati, secondo le diverse esigenze del servizio.
Per maggiori dettagli visita la pagina: [Le strutture di archiviazione].
Per il trasferimento e la conservazione della documentazione, Bucap utilizza appositi contenitori antipolvere, progettati per preservare l’integrità fisica dei documenti nel tempo. Scopri di più nella pagina: [I nostri contenitori]
Gli archivi correnti sono costituiti dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente. Bucap supporta la gestione di questa fase definendo e progettando strumenti e metodi archivistici che assicurano la corretta formazione dell’archivio. Un ordinamento efficace dell’archivio corrente è fondamentale per predisporre in modo ordinato ciò che, nel tempo, confluirà nell’archivio di deposito.
Gli archivi di deposito contengono materiale documentario non più necessario per le attività correnti del Cliente, ma che conservano valore giuridico, fiscale o operativo. Bucap ne cura la conservazione e la gestione, garantendone l’accessibilità e l’integrità fino alla scadenza dei termini previsti o fino alla loro eventuale valorizzazione.
Gli archivi storici raccolgono la documentazione storica che ha perso rilevanza amministrativa o giuridica, ma viene comunque conservata, a discrezione del Cliente, per il suo valore storico e culturale e per mantenere traccia della memoria storica del documento. La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione di specifici strumenti archivistici volti alla catalogazione, valorizzazione e tutela della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica (consulenza archivistica).
L’archivio ibrido è un sistema in cui coesistono documenti di diversa natura, analogici e digitali. Al suo interno si integrano processi di dematerializzazione – ovvero la trasformazione in digitale di documenti analogici – e digitalizzazione nativa – creazione, validazione e conservazione di documenti nati digitali.
La gestione di un archivio ibrido richiede organizzazione, competenze specifiche e approcci strutturali.
Affrontarlo senza una preparazione professionale adeguata può comportare inefficienze, dispersione delle informazioni e rischi in termini di sicurezza e conformità normativa. Infatti, le procedure di gestione e conservazione dei documenti devono essere chiare, oggettive e condivisibili.
Per maggiori dettagli visita la pagina: [Sicurezza di un archivio].
