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Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Conservazione documenti cartacei: archiviazione fisica e gestione archivi
La conservazione dei documenti cartacei (l’archiviazione e la gestione fisica dei documenti) è il servizio che contempla tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel pieno rispetto di criteri di efficienza ed economicità.
Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.
Per maggiori dettagli visita la pagina: I nostri contenitori.
La documentazione viene conservata in locali specificatamente attrezzati e dotati di impianti a scaffalatura a ripiano, robotizzati e compattabili, secondo le diverse esigenze del servizio.
Per maggiori dettagli visita la pagina: Le strutture di archiviazione.
Il servizio di gestione degli archivi contempla, dunque, lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento e il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei, permettendo la risoluzione di ogni problematica di gestione di archivi correnti, di deposito e storici.
Gestione archivio corrente
Gli archivi correnti sono costituiti dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente. Per la gestione degli archivi correnti interveniamo nella definizione e nella progettazione di strumenti e metodi archivistici che garantiscano la corretta formazione dell’archivio, in modo da consentire un’efficace e rapida ricerca dei documenti ed un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà un archivio di deposito.
Gestione archivio di deposito
Gli archivi di deposito sono costituiti dal materiale documentario non più utilizzato per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi.
Gestione archivio storico
Gli archivi storici sono costituiti dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell’Ente, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento. La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione di specifici strumenti archivistici (link alla consulenza archivistica) diretti alla catalogazione ed alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica.
Per maggiori dettagli visita la pagina valutazione degli impatti connessi alla gestione dell’archivio.
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