Digitalizzazione documentale di Bucap
servizi

Custodia e gestione archivi cartacei

In Bucap prendiamo in carico i vostri documenti, elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.

Gestiamo qualunque tipologia di archivio, proponiamo soluzioni su misura per le vostre esigenze.

Archivi Correnti

Archivi CorrentiSono costituiti dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente.

Per la gestione degli archivi correnti interveniamo nella definizione e nella progettazione di strumenti e metodi che garantiscano la corretta formazione dell’archivio, in modo da consentire un’efficace e rapida ricerca dei documenti e un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà un archivio di deposito.

Archivi di Deposito

Sono costituiti dal materiale documentario non più utilizzato per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi.

Per la gestione degli archivi di deposito offriamo un servizio che garantisca:

  • la corretta conservazione fisica dei supporti cartacei e la razionale gestione degli eventi che caratterizzano l’archivio in questa fase del suo ciclo di vita
  • il reperimento delle unità documentali in caso di necessità di consultazione
  • la produzione di report statistici
  • lo smaltimento del materiale cartaceo (macero) al compiersi del periodo obbligatorio di conservazione.

Archivi Storici

È costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell’Ente, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento.

La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla catalogazione ed alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica.

Archiviazione fisica dei documenti

L’archiviazione fisica dei documenti è un servizio che comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

Il servizio di archiviazione fisica prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale

La documentazione viene conservata in locali della società, dislocati in 4 diversi magazzini, dotati di impianti a scaffalatura tradizionale, robotizzati, compattabili o locali protetti.

Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, da noi progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.

Per maggiori dettagli visita la pagina i nostri contenitori.

Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività di selezione e scarto della documentazione. Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.

Per maggiori dettagli visita la pagina valutazione degli impatti connessi alla gestione dell’archivio.

 

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