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Back office bancario: le caratteristiche dell’outsourcing di qualità

Servizi per le banche: Bucap gestisce in outsourcing i back office di numerosi istituti bancari con servizi scalabili e all’avanguardia.

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Servizi per le Banche

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Grazie a un consolidato know how nella gestione documentale e la competenza nelle tecnologie per il workflow management, Bucap può offrire un servizio completo e articolato per le funzioni di back office bancario.

Inoltre nel 2016 Bucap ha acquisito Preda Servizi Informatici, che si occupa specificamente di servizi per le banche. Il portafoglio servizi di Preda può pertanto essere consultato al seguente link:

https://www.predainformatica.it/banche.htm

Gestisci il back office bancario in outsourcing

Dalla gestione e movimentazione degli assegni, alla verifica della validità dei documenti in arrivo e in uscita dalla banca, fino all’assistenza sulle policy antiriciclaggio e alla conservazione dei documenti bancari, l’assistenza offerta da Bucap alleggerisce le strutture bancarie di quei compiti di routine e a basso livello strategico, sempre assicurando il mantenimento del governo e del monitoraggio dei flussi nelle mani del cliente.

Contatta gli esperti di Bucap per avere una consulenza professionale.

Servizi di back office bancario

Quali sono le caratteristiche da richiedere a un servizio di back office bancario?

Un servizio di back office bancario in outsourcing, per risultare una reale leva d’efficienza, deve essere:

Migliorativo della customer experience;
Risolutivo delle funzioni più gravose;
Conservativo della trasparenza;
Continuamente aggiornato in termini normativi;
Rispettoso delle compliance.

Grazie a delivery definite, ogni tipo di processo offre un costante rapporto informativo con i responsabili di area, attraverso una reportistica dettagliata sull’andamento dell’attività.

Digitalizzazione dei documenti bancari

Grazie al servizio di back office in outsourcing di Bucap, la banca potrà usufruire dei vantaggi della digitalizzazione dei documenti bancari in tutti gli aspetti dell’attività che lo consentono, come scansioni e Conservazione digitale, assieme alla creazione di efficienti archivi digitali.

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

Risorse umane. Il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
Risorse di spazio e oneri di sicurezza. Come ben sa chi gestisce un archivio analogico, la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
Risorse di tempo. La gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

I vantaggi dell’outsourcing

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico, un buon servizio di gestione di un archivio può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.

Back office bancario: documenti e mansioni

L’area di back office bancario è uno dei principali core business di Bucap. Su tutto il territorio italiano offriamo servizi a numerosi istituti bancari di interesse nazionale.
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Assegni

assegni provenienti dalla Banca (negoziati) da trattare tradizionalmente per l’inoltro in Stanza o in Check Truncation
assegni provenienti dalle Stanze di Compensazione
assegni esteri e travels cheque
lavorazione degli Storni (insoluti)
archiviazione fisica ed elettronica degli assegni troncati
smistamento degli assegni tratti sulla singola filiale di pertinenza (cab).

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Portafoglio effetti

Effetti all’incasso

acquisizione controllata delle presentazioni di portafoglio eseguite in filiale
acquisizione controllata delle rimesse di effetti provenienti dagli Istituti corrispondenti
individuazione dell’appoggio richiesto attraverso la consultazione dei file di piazzatura
normalizzazione dei dati del debitore per la produzione di avvisi di scadenza
cattura dell’immagine dei Titoli con apposizione della girata della banca
creazione flusso di carico per l’alimentazione della procedura portafoglio dell’Utente
inserimento dei “lunghi” in caveau
produzione delle stampe delle rimesse da inoltrare alle Banche corrispondenti.

Gestione caveau

inserimento dei documenti “lunghi” nel caveau
estrazione dal caveau dei documenti da spedire
gestione richiami, proroghe, cambi di cessionario, variazioni di domicilio del debitore, decurtazioni
inoltro delle rimesse e dei relativi effetti alle filiali e ai corrispondenti alla scadenza tecnica.

Effetti insoluti

acquisizione rimesse insoluti provenienti dalle filiali o dagli Istituti corrispondenti
individuazione del cedente originario di ogni effetto risultato impagato, protestato o ritornato per altri motivi
creazione delle rimesse a filiali e a corrispondenti
generazione flusso per l’alimentazione della contabilità dell’Istituto
scansione ottica dei titoli
inoltro delle rimesse e dei relativi effetti alle filiali e ai corrispondenti alla scadenza tecnica.

RI.BA – MAV – RAV – Anticipo fatture

data entry dei dati contabili e di piazzatura desunti dai documenti cartacei
quadratura delle contabili
creazione di supporto magnetico con tracciato standard/personalizzato
stampa di riepilogo per nominativo, importo, valuta.

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Deleghe fiscali

acquisizione delle dichiarazioni presentate agli sportelli (Mod F24)
acquisizione delle dichiarazioni presentate agli sportelli (Mod F23)
comunicazioni dei dati per il riversamento BIR
creazione del flusso di rendicontazione
archiviazione ottica dei Modelli di versamento
archiviazione fisica dei Modelli di versamento

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Addebiti/Accrediti utenze

acquisizione da documento cartaceo o supporto magnetico dei bollettini di versamento Utenze (Telecom-Enel-Gas, etc)
acquisizione delle immagini
pagamento presso gli Uffici Postali dei bollettini

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Bonifici

acquisizione e verifica disposizione di Bonifico
quadratura contabile e riscontro dei totali calcolati

Bilanci

data entry dati desunti dai Bilanci degli Enti
scansione ottica.

Specimen di firma

scansione ottica dei Cartellini firma
data entry indici (dati del cliente/correntista)
fornitura alla banca del file dati/immagine.

Rappresentanza in stanza

Il Servizio è attivo presso le Stanze di Roma e Milano sia per la consegna che per il ritiro dei documenti.
Il servizio si articola nelle seguenti fasi:

ritiro presso il centro trattamento assegni di tutta la materialità da consegnare presso la Banca d’Italia e del file “recapiti locale”
consegna della materialità in Banca d’Italia e smistamento/ritiro di tutte le buste relative ai”recapiti” presso la Stanza di Compensazione
consegna e ritiro presso gli sportelli competenti di eventuale altra documentazione di competenza dell’Istituto
quadratura dei saldi a debito/credito attraverso i totali indicati sulle buste
restituzione della materialità di pertinenza all’Istituto.

Gestione casellario

Il Servizio consiste nello smistamento della corrispondenza proveniente dalle Filiali e destinata agli Uffici Centrali e viceversa. Il Servizio prevede la possibilità di una copertura del Ciclo lavorativo sulle 24 ore.

Postalizzazione

Il Servizio prevede la lavorazione della posta ordinaria e delle raccomandate prodotte da tutti i punti operativi della Banca. Effettua l’imbustamento, l’affrancatura e la successiva postalizzazione della documentazione verso la Clientela (contabili, quietanze di pagamento, Modelli delega F23/24, avvisatura Ri.Ba, altra documentazione).

Tesoreria enti

Trattamento magnetico dei mandati e delle reversali sia in formato elettronico che cartaceo; archiviazione ottica.

Servizi di Back office

Effettuati attraverso una connessione in remoto con il Centro Applicativo della Banca.

Lavorazione incassi e pagamenti

Delega F23/F24
Riba/Rid/Mav/Anticipo fatture
Cambiali
Assegni
Bonifici
Carte di credito
Avvisi
Bollettini utenze
Reintegro assegni circolari/Carte di credito alle Filiali
Incasso GDO (grandi clienti).

Logistica interna

adempimenti Basilea 2 (valore presunto immobili in sostituzione di quello catastale)
eliminazione ipoteche dopo la estinzione del mutuo
attivazione direttiva MIFID
verifica, controllo e gestione prelievi fraudolenti da Bancomat
esitazione richieste Magistratura
analisi ed Integrazione BLACK LIST
anagrafe Rapporti / Tributaria / Fondo Unico Giustizia

Antiriciclaggio

assistenza telefonica alle filiali.

Completamento bonifici in arrivo/partenza

Verifica regolarità dati del beneficiario (sanatoria posizioni anomale).

Contabilità giornaliera

quadratura conto contabile
lavorazione cespiti
segnalazioni alla Vigilanza
gestione fatture

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Servizi in Primo Piano

Professionalità, alti numeri , evoluzione continua

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Servizi per le Banche

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Su tutto il territorio italiano offriamo servizi di back office a numerosi istituti bancari di interesse nazionale.

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