Digitalizzazione documentale di Bucap
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Protocollo informatico

Il software di protocollo Piuma

Piuma Piuma è un software di protocollo realizzato dall’area progettazione e innovazione della Bucap. La sua particolarità è quella di essere un prodotto che coniuga i parametri e le esigenze archivistiche e normative con le innovative prestazioni del mondo IT.

Piuma è un software flessibile e personalizzabile e può essere erogato sia in modalità SaaS (Software as a Service) sia installato on site presso il centro “servizi informatici” del Cliente.

Perché scegliere un software di protocollo come Piuma?

Nella maggior parte delle Organizzazioni c’è una scarsa rilevanza affidata all’attività di Registrazione di Protocollo e l’opinione diffusa è che questa consista semplicemente in registrazioni burocratiche di riferimenti in entrata ed uscita, senza cogliere il ruolo centrale del protocollo per lo svolgimento di tutti i processi aziendali.

Le attività connesse alla gestione documentale spesso appaiono frammentate, interrotte, a volte duplicate, comunque disarmoniche e assolutamente non inquadrate in un unico flusso che integri, senza interruzioni o soste, le attività documentali del ciclo di vita del documento nelle sue tre fasi: corrente, di deposito, storica. Questa frammentazione rappresenta una tra le cause principali di malfunzionamento della macchina organizzativa per le imprese e gli enti, comportando una mancanza di efficacia ed efficienza nello svolgimento delle proprie operatività e un conseguente ingente aggravio economico.

La mancanza di un progetto documentale, infatti, va ad incidere direttamente su aspetti importanti e ricorrenti quali la facilità e rapidità nel reperire la documentazione, la possibilità di conoscerne la collocazione all’interno del flusso, e, dunque, sulla celerità di apertura dei procedimenti, sulla possibilità di fornire informazioni agli utenti (clienti/colleghi) o, ancora più grave, sulla capacità di fornire documenti probatori in sede di giudizio. Spesso le carenze riscontrate riguardano tutte le attività principali del flusso documentale, quali la Registrazione di Protocollo (o protocollazione), la Classificazione, l’Archiviazione, lo Scarto, la Gestione dell’Archivio, nonché l’assenza di procedure e schemi  organizzativi che consentano un reale controllo dell’intero ciclo documentale.

L’attività di Classificazione consente di ordinare i documenti in uno schema logico predefinito. La classificazione dei documenti ha l’obiettivo di guidare la sedimentazione degli stessi con modalità e regole che, innanzitutto, rispecchino le sue specifiche funzioni e attività.

Un corretto sistema di classificazione della documentazione garantisce, inoltre, una sua migliore conservazione nel tempo, quale “memoria storica” dell’Organizzazione, il monitoraggio, a fini statistici e di supporto alle decisioni, delle attività svolte (controllo di gestione) e, non da ultimo, rende agevole e snella la ricerca delle informazioni e l’accesso agli atti, così da garantire e migliorare la trasparenza amministrativa.

Un piano di classificazione univoco e definito consente a chiunque di reperire i fascicoli utili al proprio lavoro, con le stesse chiavi di ricerca, a prescindere da chi ha materialmente archiviato la pratica.

Una corretta gestione dell’archivio corrente prevede che le pratiche concluse siano versate all’archivio di deposito. Perché questo avvenga è necessario che siano definite precise procedure per l’esecuzione e l’ottimizzazione di tale attività, e che sia in vigore un accurato piano di conservazione dei documenti (massimario di scarto) che guidi la selezione tra le pratiche che devono essere conservate e quelle che possono essere scartate.

Per questi motivi è importante per qualsiasi Azienda o Ente analizzare il proprio sistema documentale e implementare un sistema di Protocollazione e Classificazione sfruttando la consulenza e l’esperienza di società come la Bucap al fine di ottimizzare i flussi lavorativi e i costi di gestione.

Per saperne di più su Piuma…

Bucap_White Paper Piuma SaaS
 
Bucap White Paper Piuma Retail

 

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