I vantaggi derivanti dalla esternalizzazione della gestione dell’archivio possono essere rappresentati come segue:

• assenza di investimenti strutturali ed infrastrutturali inerenti sia la disponibilità di locali sia di adeguati impianti per la sicurezza degli stessi
• possibilità di riconversione del personale attualmente impegnato nell’esecuzione delle normali operatività connesse alla gestione dell’archivio
• possibilità di riconversione dei locali attualmente adibiti alla conservazione del patrimonio documentale verso destinazioni a maggior valore aggiunto
• possibilità di demandare all’outsourcer la gestione del sistema informatico di supporto all’archiviazione
• possibilità di spostare sull’outsourcer la responsabilità circa la definizione e l’applicazione delle procedure che regolano l’adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti(cfr. d. lgs.81 e s.m.i. e 196/2003).